Ledenadministratie

Laatste update: November 22nd, 2021

Lees in dit artikel de uitleg over het aanmelden van leden in MijnKNWU, foutmeldingen, het verwerken van opzeggingen en facturatie lidmaatschap.

Om te beginnen

Om de ledenadministratie in MijnKNWU te kunnen doen heb je de juiste rol nodig in MijnKNWU. Lees over rollen en rechten en hoe je kan bepalen of je wel of geen notificaties wil ontvangen vanuit MijnKNWU in dit artikel: Rollen en rechten in MijnKNWU 

Toevoegen van leden

Je kunt als club leden aanmelden via MijnKNWU door het volgende te doen:

  • Log in op MijnKNWU
  • Klik op de naam van de club of organisator
  • Klik op ‘Leden’
  • Klik op ‘Lid toevoegen’
  • Kies het type lidmaatschap: 
    • 'Lid' voor regulier lidmaatschap (kalenderjaar en loopt door tenzij wordt opgezegd)
    • 'Daglid' voor dag-lidmaatschap (bijvoorbeeld iemand die een dagje wil 'proeven').

  • Kies voor ‘Zoeken op identificatienummer’ of 'Handmatig invoeren'.
    • Zoeken op identificatienummer (bijvoorbeeld KNWU ID nummer) wanneer iemand al een bestaand MijnKNWU heeft of aangeeft reeds lid te zijn geweest (en dus een account heeft)
    • Handmatig invoeren wanneer men nog geen MijnKNWU account heeft. Vul dan het formulier in en klik op ‘Lid toevoegen’
      Lees hieronder verder bij 'Bijzonderheden omtrent handmatige invoer'
Delete

Handig om te weten:

Voor leden die je in het vierde kwartaal van een jaar clublid maakt in MijnKNWU wordt geen bedrag voor het lidmaatschap van dat kalenderjaar in rekening gebracht. Pas voor het aansluitende nieuwe kalenderjaar brengen we voor die groep leden het lidmaatschap in rekening bij de club.

Bevestiging aanmelding

  • Het lid ontvangt een e-mailbericht om het lidmaatschap te bevestigen en eventueel de persoonsgegevens compleet te maken. 
  • Bij invoer van minderjarige leden ontvangt een ouder zelf ook een bericht om het account te bevestigen en kan op die manier inloggen en zo nodig het e-mailadres later aanpassen. Tenzij er al een bestaand account was, dan allen over de koppeling (zie Koppeling account ouder/voogd met account minderjarige kinderen‍).
  • Afhankelijk van de ingestelde 'Notificaties' ontvangt de medewerker of het bestuurslid een automatisch gegenereerd bericht uit MijnKNWU (zie Rollen en rechten in MijnKNWU en Notificaties beheren‍ ).

Momenteel wordt de 'welkomstmail' eenmalig verstuurd. Er wordt gekeken of het mogelijk is om deze handmatig nogmaals te kunnen laten versturen..

Delete

Tip:

Vraag bij aanmelding van een lid of zij al KNWU ID nummer hebben of bestaand MijnKNWU account. Voer hen dan in met hun KNWU ID nummer wat staat bij 'Profiel' in hun account.

Bijzonderheden omtrent handmatige invoer

Het nieuwe MijnKNWU systeem vraagt om unieke e-mailadressen

Bij handmatig invoeren moet je rekening houden met het feit dat MijnKNWU voor elke account een uniek e-mailadres nodig heeft.
Er is een uitzondering voor invoer minderjarige leden. Dus volwassenen moeten elk een eigen uniek e-mailadres gebruiken in hun MijnKNWU account. 

Veld e-mailadres leeg laten bij minderjarige leden

De uitzondering is voor minderjarige leden. Dan mag je het veld e-mailadres bij het kind leeg laten en alleen bij het veld ouder/voogd het unieke e-mailadres invullen. Zie uitleg over het veld ouder/voogd bij invoer en wat het effect is van de koppeling bij Instellingen op deze pagina: Koppeling account ouder/voogd met account minderjarige kinderen‍ .

NB. Er bestaan nog accounts van minderjarige leden waar geen koppeling is naar een account van een ouder en het e-mailadres in gebruik is bij het account van de minderjarige zelf (oude wijze van invoeren). Daar kun je foutmeldingen door krijgen bij het invoeren van een ouder of broer of zus met hetzelfde e-mailadres.

Gelijktijdige aanmelding ouder en kind.

Bij invoer van nieuwe leden betreffende een ouder én een kind graag starten met de aanmelding van de ouder. Andersom komt er bij de invoer van de minderjarige een account met de gegevens van het veld ouder/voogd (tenzij er al een account was) en daarna kun je als club bij dat account niet zelf de gegevens aanpassen.Wel kan je de aanmelding doen met het KNWU ID nummer en kan de ouder de gegevens aanvullen bij 'Profiel'. Start je met het aanmelden van de ouder, dan heb je hier geen last van. Zie ook de uitleg bij Koppeling account ouder/voogd met account minderjarige kinderen‍ .

Foutmeldingen bij invoer

Wanneer een e-mailadres reeds in gebruik is krijg je een foutmelding bij het invoeren.

  • Gaat het om een account van een andere volwassene en bekende van de persoon die je wil invoeren? Dan heb je een alternatief e-mailadres nodig om deze persoon in te voeren als lid.
  • Gaat het om een account van een andere volwassene, maar diegene is geen lid meer? Dan kan het e-mailadres om die reden worden aangepast door de KNWU.  
  • Gaat het om een account van een minderjarige waar het e-mailadres al in gebruik is (oude methode met het e-mailadres in het account van de minderjarige)? Dan kan het e-mailadres tijdelijk iets aangepast worden in afwachting van de nieuwe invoer. De nieuwe invoer lukt vervolgens wel. Tot slot zetten wij bij het bestaande account ook een koppeling naar het account van de ouder bij Instellingen, zodat ook berichten voor die minderjarige gaan via het e-mailadres van de gekoppelde ouder.
  • Anders
Delete

Tip:

Neem bij foutmeldingen bij invoeren gelijk contact met ons op via service@knwu.nl. Graag meteen meesturen de in te voeren gegevens, zodat we kunnen herleiden bij wie het e-mailadres reeds in gebruik is in MijnKNWU. We antwoorden met een passende oplossing.

Ga niet aan de slag met fictieve e-mailadressen of van een clubmedewerker. Dan komen er verkeerde koppelingen tot stand en kan het zijn dat het lid geen welkomstmail ontvangt!

Andere bijzonderheden

Dubbel MijnKNWU account voor één persoon

Je hebt met de opgegeven gegevens de invoer van een nieuw lid gedaan, maar het lid geeft aan het lidmaatschap niet in MijnKNWU te zien? Dan kan het zijn dat er reeds een bestaand account was waar een andere e-mailadres in gebruik was. Vergelijk het KNWU ID nummer in de clubadministratie met het KNWU ID nummer wat het lid in beeld heeft staan bij 'Profiel'.

Laat het lid dan contact opnemen via service@knwu.nl zodat we dan kunnen afstemmen over het samenvoegen van de accounts.
Door samenvoeging komen de gegevens in één account te staan.  Het oudste KNWU ID nummer laten we bestaan en het nieuwere halen we door. Eén van de e-mailadressen blijft bestaan, dus dat moeten we afstemmen en zo nodig handmatig nog aanpassen. En zo mogelijk proberen we de inloggegevens van waar het laatst mee is ingelogd te laten bestaan. Zo niet, dan geven we uitleg over het doen van een wachtwoordwijziging.

Gegevens verouderd in bestaand MijnKNWU account?

Gegevens verouderd 
De leden kunnen zelf in hun account bij 'Profiel' de gegevens aanpassen. Wanneer het e-mailadres nog in gebruik is kan men bij Inloggen met het e-mailadres de gebruikersnaam opvragen. Met de gebruikersnaam kan men vervolgens bij Inloggen een mail voor wachtwoordwijziging aanvragen. Er staat een uitleg op deze pagina: Inloggen MijnKNWU & wachtwoordwijziging‍.

E-mailadres niet meer in gebruik
Wanneer het e-mailadres in het bestaande account niet meer in gebruik is en men niet kan inloggen kan men zelf niet verder komen. Dan vullen wij graag het nieuwe e-mailadres is, zodat een wachtwoordwijziging wel mogelijk is (zie Inloggen MijnKNWU & wachtwoordwijziging). Lukt de wachtwoordwijziging niet laat dan contact opnemen via service@knw.nl en dan help we verder.

Verwerking opzegging clublidmaatschap 

Wanneer een lid het lidmaatschap bij jouw club opzegt, moet je dit registreren in MijnKNWU.
Dat doe je via deze stappen:  

  • Log in op MijnKNWU. 
  • Klik op de naam van jullie organisatie in het linker menu
  • Ga naar ‘Leden’ 
  • Zoek op naam. 
  • Selecteer het lid dat je wilt verwijderen door op het vierkantje voor de naam te klikken. 
  • Via de blauwe actieknop boven de tabel kies je voor ‘Opzeggen’. 
  • Er verschijnt een pop-up waar je de reden van het opzeggen moet invullen. 
  • Vul de reden van opzegging in (en bij geen opgave van reden vul je in 'geen reden').
  • Klik op ‘Opslaan’ om de opzegging definitief te maken. 

In MijnKNWU is voor de club, het lid en de KNWU de registratie gelijk zichtbaar.

Einddatum lidmaatschap na opzegging
Je betaald per kalenderjaar en het lidmaatschap loopt na opzegging door t/m 31 december van dat kalenderjaar. Leden die afgemeld worden blijven tot het einde van het jaar dus lid.

Uitleg voor leden
Voor leden staat uitleg over dat men bij de club het clublidmaatschap moet opzeggen op deze pagina Lidmaatschap opzeggen‍ .

Notificatie clubs
Afhankelijk van de ingestelde 'Notificaties' ontvangt de medewerker of het bestuurslid een automatisch gegenereerd bericht uit MijnKNWU wanneer een clublidmaatschap in MijnKNWU is opgezegd. Hoe je de Notificaties kunt instellen lees je bij Notificaties beheren‍.

Facturatie lidmaatschap

Ieder die je toevoegt in de ledenlijst ontvangt automatisch een lidmaatschap van jullie club. Voor dit clublidmaatschap wordt per lid een bedrag in rekening gebracht, hiervoor ontvangt de club een totaalfactuur. Wij adviseren dan ook dit op te nemen in jullie contributie.

En graag herhalen we wat al geschreven stond bij 'Toevoegen van leden':
Voor leden die je in het vierde kwartaal van een jaar clublid maakt in MijnKNWU wordt geen bedrag voor het lidmaatschap van dat kalenderjaar in rekening gebracht. Pas voor het aansluitende nieuwe kalenderjaar brengen we voor die groep leden het lidmaatschap in rekening bij de club. 

Tarieven
Die kun je hier terugvinden: Tarieven KNWU‍ .

Primair
Stel een lid heeft al een lidmaatschap bij een andere club of direct KNWU lidmaatschap, dan kan het zijn dat het lid niet voorkomt op de totaalfactuur. Een lid kan meerdere lidmaatschappen hebben, maar alleen het lidmaatschap waar in hun MijnKNWU account PRIMAIR staat wordt in rekening gebracht. Lees meer bij Primair bij Lidmaatschap‍.

Aanmelding 4e kwartaal

Leden die worden aangemeld in het 4e kwartaal van het jaar wordt geen lidmaatschap voor dat kalenderjaar in rekening gebracht. Pas met ingang van het nieuwe kalenderjaar wordt lidmaatschap in rekening gebracht (en tevens van toepassing bij direct KNWU lidmaatschap).

Opzegtermijn lidmaatschap
Zie de uitleg bij dit artikel: Lidmaatschap opzeggen

Vragen?

Foutmeldingen
Lees eerst de uitleg in dit artikel. Neem contact op wanneer deze uitleg (en bijbehorende pagina's) niet de oplossing hebben geboden. Stuur dan een bericht naar service@knwu.nl en vermeld wat je wilde doen, voor wie en beschrijf wat er niet wilde lukken of fout ging. Indien van toepassing graag onder vermelding van de gegevens die je hebt gebruikt.

Foutje gemaakt
Heb je per ongeluk een fout bij invoer gemaakt of bij opzegging? Neem dan contact op via service@knwu.nl en geef door de desbetreffende gegevens en wat bij welke handeling niet goed is gegaan en/of welke handeling je had willen doen. Indien van toepassing proberen we dit gelijk af te stemmen met de collega's van Financiën en informeren wij daarover.

Vragen over facturen
In MijnKNWU kun je de gestuurde facturen terugvinden bij 'Facturen'. Vragen over facturen kun je stellen via financien@knwu.nl onder vermelding van de naam van de club of organisatie, het factuurnummer (indien van toepassing) en de vraag en/of opmerking.