Lees in dit artikel de uitleg over het aanmelden van leden in MijnKNWU, foutmeldingen, het verwerken van opzeggingen en facturatie lidmaatschap.

Om te beginnen

Om de ledenadministratie in MijnKNWU te kunnen doen heb je de juiste rol nodig in MijnKNWU‍, lees hier meer over bij onze veelgestelde vragen.

Toevoegen van leden

Je kunt als club leden aanmelden via MijnKNWU door het volgende te doen:

• Log in op HubKnwu
• Klik op de 'Personen-overzicht'
• Klik op ‘+ Persoon Toevoegen’ (rechts bovenin) 
• Voer KNWU-ID + geboortedatum van de persoon in 
  • Hierna volgt direct het personenoverzicht en de gegevens wat bij bekend is.
• Klik daarna op opslaan
• Direct komt de profiel pagina in beeld

Bij het niet direct verschijnen van de profiel pagina vol dan de volgende stappen:

• Klik op 'Personen-overzicht'
• Klik op 'niet actief' (boven in beeld, naast 'actief'
• Zoek de persoon op dat je net lid hebt gemaakt
• Klik op de naam
• De profiel pagina komt in beeld
• Klik achter Bondslidmaatschap op '+ Toevoegen'
  • Nu word de persoon pas aan de club gekoppeld
  • 
• Vul de startdatum in
• Kis voor KNWU Lidmaatschap (club) of Daglidmaatschap 
• Nu is de persoon lid geworden van de vereniging, en kan zijn/haar licentie aanvragen

Nieuwe leden in het vierde kwartaal 

De leden die je in het laatste kwartaal, dus vanaf 1 oktober, aanmeld worden niet in rekening gebracht bij de club. Pas in het nieuwe jaar zullen zij op de afdrachtsfactuur zichtbaar zijn.

Daarnaast is het van belang dat je het lidmaatschap voor het daaropvolgende jaar toevoegt, wanneer de licentieaanvragen voor het volgende jaar al open staan. Dit kan je als club eenvoudig doen bij het aanmelden. Je meldt het lid eerst aan per de gewenste datum zoals je gewend bent, vervolgens kan je een extra lidmaatschapsregel voor het volgende jaar toevoegen. Volg daarvoor onderstaande stappen:

1. Open het profiel van het lid waarbij je de extra lidmaatschapsregel wil toevoegen
2. Klik op 'Wijzigen' bij Bondslidmaatschap
3. Geef als startdatum 01-01-20xx op en vink 'Wijzig lidmaatschap' aan, vervolgens vul je nogmaals de startdatum 01-01-20xx in (vul het betreffende jaartal in, hieronder een voorbeeld om een lidmaatschapsregel voor 2025 toe te voegen)
4. Klik op 'Opslaan', het lid heeft nu 2 lidmaatschapsregels zichtbaar. Een regel voor het huidige jaar en een regel voor het daaropvolgende jaar

Let op, dit is pas mogelijk zodra de lidmaatschappen zijn verlengd. Dit is vaak een aantal dagen voorafgaand aan de nieuwe licentieaanvragen.

Niet meer van toepassing

• Ouder/voogd is niet meer van toepassing. Voor elk kind maak je een apart KNWU account aan, daarbij kan hetzelfde e-mailadres gebruikt worden.
• Ouder/voogd dat al gekoppeld was, hierbij kun je de oude inloggegevens gebruiken. Ieder kind heeft zijn/haar eigen KNWU-ID om mee in te loggen.
• Via het KNWU account van het kind kan een ouder/verzorger zich wel als beheerder toevoegen, deze optie staat op de profielpagina van het kind. Hiervoor heeft de ouder/verzorger ook een KNWU account nodig.
• Ouder/voogd kan één of meerdere ICE (In Case of Emergency) contacten toevoegen in het KNWU account van het kind.

Foutmeldingen bij invoer

Wanneer een e-mailadres reeds in gebruik is krijg je een foutmelding bij het invoeren.

• Gaat het om een account van een andere volwassene en bekende van de persoon die je wil invoeren? Dan heb je een alternatief e-mailadres nodig om deze persoon in te voeren als lid.
• Gaat het om een account van een andere volwassene, maar diegene is geen lid meer? Dan kan het e-mailadres om die reden worden aangepast door de KNWU.  
• Gaat het om een account van een minderjarige waar het e-mailadres al in gebruik is en er een foutmelding komt dat ouder/voogd minderjarig is (foutmelding Provided guardian with < e-mailadres > is underaged)? Een paar jaar geleden was er nog niet het veld ouder/voogd bij minderjarigen en daarom zijn er nog accounts van minderjarigen waar het e-mailadres daar in gebruik is en niet via koppeling account ouder. Wil je dan bij het veld ouder/voogd gebruik maken van dat e-mailadres dan herkent het systeem dat het al in gebruik is bij een minderjarige. Dat is op te lossen
  Neem dan contact op via service@knwu.nl (en stuur de gegevens mee), zodat we dat e-mailadres tijdelijk iets aanpassen in afwachting van de nieuwe invoer. De nieuwe invoer lukt vervolgens wel. Tot slot zetten wij bij het bestaande account ook een koppeling naar het account van de ouder bij Instellingen, zodat berichten voor de minderjarige van dat bestaande account gestuurd worden via het e-mailadres van het gekoppelde account van de ouder.
• Gebruik het KNWU ID nummer om in te voeren wanneer iemand al eerder KNWU lid is geweest of al een account geregistreerd staat (bijvoorbeeld als ouder na invoer minderjarig kind a.h.v. veld ouder/voogd). Indien nodig kan de gebruiker een wachtwoordwijziging aanvragen bij 'Inloggen'. Bij verouderd e-mailadres kan er contact worden opgenomen via service@knwu.nl.
• Anders? Neem contact op via serivice@knwu.nl.

Andere bijzonderheden

Dubbel MijnKNWU account voor één persoon

Je hebt met de opgegeven gegevens de invoer van een nieuw lid gedaan, maar het lid geeft aan het lidmaatschap niet in MijnKNWU te zien? Dan kan het zijn dat er reeds een bestaand account was waar een andere e-mailadres in gebruik was. Vergelijk het KNWU ID nummer in de clubadministratie met het KNWU ID nummer wat het lid in beeld heeft staan bij 'Profiel'.

Laat het lid dan contact opnemen via service@knwu.nl zodat we dan kunnen afstemmen over het samenvoegen van de accounts.
Door samenvoeging komen de gegevens in één account te staan.  Het oudste KNWU ID nummer laten we bestaan en het nieuwere halen we door. Eén van de e-mailadressen blijft bestaan, dus dat moeten we afstemmen en zo nodig handmatig nog aanpassen. En zo mogelijk proberen we de inloggegevens van waar het laatst mee is ingelogd te laten bestaan. Zo niet, dan geven we uitleg over het doen van een wachtwoordwijziging.

Gegevens verouderd in bestaand MijnKNWU account?

Gegevens verouderd 
De leden kunnen zelf in hun account bij 'Profiel' de gegevens aanpassen. Wanneer het e-mailadres nog in gebruik is kan men bij Inloggen met het e-mailadres de gebruikersnaam opvragen. Met de gebruikersnaam kan men vervolgens bij Inloggen een mail voor wachtwoordwijziging aanvragen. Er staat een uitleg op deze pagina: Inloggen MijnKNWU & wachtwoordwijziging‍.

E-mailadres niet meer in gebruik
Wanneer het e-mailadres in het bestaande account niet meer in gebruik is en men niet kan inloggen kan men zelf niet verder komen. Dan vullen wij graag het nieuwe e-mailadres is, zodat een wachtwoordwijziging wel mogelijk is (zie Inloggen MijnKNWU & wachtwoordwijziging). Lukt de wachtwoordwijziging niet laat dan contact opnemen via service@knwu.nl en dan help we verder.

Verwerking opzegging clublidmaatschap 

Wanneer een lid het lidmaatschap bij jouw club opzegt, moet je dit registreren in MijnKNWU.
Dat doe je via deze stappen:  

• Log in op HubKNWU
• Klik op 'personen-overzicht' 
• Zoek de persoon op
• Klik op de naam
• Klik bij Bondslidmaatschap op 'beëindigen' 
• Kies een reden van opzegging
• Vul de opzeggingsdatum in 
• Klik op opslaan
• De persoon wordt in het overzicht aangegeven in het rood 

Einddatum lidmaatschap na opzegging
Je betaalt per kalenderjaar en het lidmaatschap loopt na opzegging door t/m 31 december van dat kalenderjaar. Leden die afgemeld worden blijven tot het einde van het jaar dus lid. Zie Afdracht aansluiting club en ledenafdracht. 

Wanneer een lid stopt per 31-12-2023, zegt de club het lidmaatschap voor 2024 op met als opzegdatum 01-01-2024. Op die manier betaalt de club geen ledenafdracht.

Voor organisatoren zie Afdracht aansluiting organisator‍.

Uitleg voor leden
Voor leden staat uitleg in het artikel Lidmaatschap opzeggen‍.

Facturatie lidmaatschap

Ieder die je toevoegt in de ledenlijst ontvangt automatisch een lidmaatschap van jullie club. Voor dit clublidmaatschap wordt per lid een bedrag in rekening gebracht, hiervoor ontvangt de club een totaalfactuur. Zie Afdracht aansluiting club en ledenafdracht‍. Wij adviseren dan ook dit op te nemen in jullie contributie.

Voor organisatoren zie Afdracht aansluiting organisator‍.

Tarieven
Die kun je terugvinden bij Tarieven KNWU‍. 

Let op, de KNWU-afdracht verloopt via het langstlopende lidmaatschap. Heeft een lid meerdere lidmaatschappen? Dan betalen zijn alleen het lidmaatschap dat het langst loopt, dit kan clubafdracht zijn of via het KNWU Direct lidmaatschap.

De meest actuele informatie over facturatie bij aanmelding leden in het 4e kwartaal kun je elk kalenderjaar terugvinden bij Tarieven KNWU‍.

Opzegtermijn lidmaatschap
Zie de uitleg bij dit artikel: Lidmaatschap opzeggen‍

Vragen?

Foutmeldingen
Lees eerst de uitleg in dit artikel. Neem contact op wanneer deze uitleg (en bijbehorende pagina's) niet de oplossing hebben geboden. Stuur dan een bericht naar service@knwu.nl en vermeld wat je wilde doen, voor wie en beschrijf wat er niet wilde lukken of fout ging. Indien van toepassing graag onder vermelding van de gegevens die je hebt gebruikt.

Foutje gemaakt
Heb je per ongeluk een fout bij invoer gemaakt of bij opzegging? Neem dan contact op via service@knwu.nl en geef door de desbetreffende gegevens en wat bij welke handeling niet goed is gegaan en/of welke handeling je had willen doen. Indien van toepassing proberen we dit gelijk af te stemmen met de collega's van Financiën en informeren wij daarover.

Vragen over facturen
Lees ook vooral de vragen en antwoorden bij Meest gestelde vragen over facturen‍. 
Vragen over facturen kun je stellen via financien@knwu.nl onder vermelding van de naam van de club of organisatie, het factuurnummer (indien van toepassing) en de vraag en/of opmerking.