Licentieadministratie

Laatste update: January 20th, 2022

Op deze pagina vind je informatie over de licentieadministratie.

Overzicht licentiehouders

De licentieadministratie vindt plaats op de pagina ‘Licentiehouders’. Wanneer je de juiste rol hebt kun je lezen of bewerken. Zie Rollen en rechten in MijnKNWU  ‍ .

Je ziet hier een tabel met alle licenties van renners van jouw club. Acties voer je uit met de blauwe actieknop. Met de vierkantjes voor de namen van de leden (selectievakjes), kan je selecties maken, de uit te voeren acties bij de actieknop veranderd ook per selectie.

Je kan verschillende filterinstellingen gebruiken:

  • Bij 'Filter op licentie' kun je meer dan één type licentie selecteren.
  • Bij 'Status' kun je een status kiezen.
  • Bij 'Jaartal' kun je het kalenderjaar kiezen waar het om gaat.
  • Door op ‘Meer filters’ te klikken, verschijnt er een pop-up en kan je nog meer filters instellen (Regio, Organisatie, Geslacht, Afstand, Geboortedatum en Controles). Dit is handig wanneer je een bepaalde selectie wilt exporteren, of wanneer je daarna de url van de pagina deelt met iemand anders van de club.
Delete

Let op:

Om tijdens de jaarwisseling duidelijk te zien welke licenties er voor het volgende jaar in aanvraag staan, adviseren we je om te filteren op het gewenste jaartal

Je kan op drie manieren extra informatie openen. Deze onderdelen zijn aangegeven met een fel blauwe kleur.

  • Door op de naam van het lid te klikken zie je meer gegevens over het lid, het KNWU ID en een link om naar het Profiel te klikken.
  • Door op de naam van de licentie te klikken zie je meer informatie over de licentieaanvraag en kun je de stand van zaken van de licentiegoedkeuringen aflezen.
  • Door op ‘log’ te klikken kun je zien wanneer wat is gedaan voor die licentieaanvraag.

Licentie_informatie_status_en_loggegevens.png

Nieuwe licentieaanvragen goedkeuren

Een overzicht van alle licenties aangevraagd op jouw clubnaam vind je terug op de pagina ‘Licentiehouders’. Nieuwe licentieaanvragen komen bovenin de tabel te staan en hebben de status ‘In behandeling’.

Je kan ervoor kiezen nieuwe licentieaanvragen automatisch goed te keuren, of deze handmatig goed te keuren.

Handmatig goedkeuren

  • Log in op je persoonlijke MijnKNWU account
  • Ga naar het clubaccount door te klikken op de naam van de club.
  • Ga naar 'Licentiehouders'
  • Selecteer de licentieaanvraag door op het vierkantje links voor de naam te klikken (selectievakje aanvinken). . 
  • Klik daarna op de blauwe actieknop en kies voor ‘Goedkeuren’.
  • Voor afwijzing kies 'Afwijzen' en vul de reden in.

Licentiegoedkeuringen_opties_bij_Acties_MijnKNWU.png

Delete

Let op!

De club is één van de partijen die de licentie moet goedkeuren. Als de club zijn werk heeft gedaan wil dat nog niet zeggen dat de licentie ook in zijn totaal is goedgekeurd. Kijk voor de totale lijst van de goedkeuringen hieronder.

Automatisch goedkeuren

Automatisch goedkeuren stel je in door in het menu (via het tabblad van de club) te gaan naar 'Instellingen’.

Als het schuifje achter ‘Automatisch goedkeuren nieuwe licentieaanvragen’ blauw is (witte bolletje rechts), worden toekomstige licenties automatisch goedgekeurd. Laat je het schuifje naar links staan (zie voorbeeld hieronder), dan moeten licenties handmatig goedgekeurd worden.

Licentiegoedkeuringen_automatisch_instellen_bij_Instellingen.png

Licentiestatussen

Een licentie kan de volgende statussen hebben:

  • Concept
  • In behandeling
  • Goedgekeurd
  • Afgewezen
  • Geannuleerd

Concept

Wanneer een licentieaanvraag niet volledig is afgerond en de betaling nog niet voldaan is, komt de licentieaanvraag in concept te staan. Een lid kan daardoor het idee hebben dat een licentie is aangevraagd. Echter is deze licentie nog niet in behandeling genomen. Via het persoonlijke account bij 'Facturen' kan het lid alsnog de factuur betalen door te klikken op ‘Factuur betalen’. Men komt dan alsnog in de betaalmodule. Zolang de licentieaanvraag in concept staat, kan er geen nieuwe licentieaanvraag gestart worden voor hetzelfde licentietype.

In behandeling

Een licentie komt te staan op 'in behandeling', wanneer de betaling is afgerond via de betaalmodule. Er zijn dan verschillende goedkeuringen die beoordeeld en gedaan moeten worden. Bijvoorbeeld goedkeuring vanuit de club, goedkeuring vanuit het Uniebureau of goedkeuring van een sportarts.

Meer informatie over de stand van zaken van de goedkeuringen kun je aflezen door op de naam van de licentie te klikken. Er opent dan een pop-up met aanvullende gegevens.

  • Een grijs schuifje bij 'Licentie goedgekeurd door club' betekent dat de huidige club nog toestemming moet geven.
  • Een grijs schuifje bij ‘Niveauwissel goedgekeurd’ betekent dat een renner binnen het seizoen van licentiecategorie wisselt. De club kan goedkeuring geven.
  • Een grijs schuifje bij ‘Clubwissel goedgekeurd’ betekent dat de oude club van het lid (of club van de eerdere aanvraag) nog geen goedkeuring heeft gegeven voor de licentiewissel.
  • Een grijs schuifje bij 'Goedgekeurd door Uniebureau' wil zeggen dat er nog een beoordeling moet worden gedaan door het Uniebureau.
  • Een grijs schuifje bij 'Goedkeuring buitenlandse club' betreft een aanvraag op naam van een buitenlandse club en verloopt via het Uniebureau na bevestiging van de buitenlandse club (in dat geval lees Licentie via een buitenlandse club aanvragen).
  • Een grijs schuifje bij ‘UCI validatie’ betekent dat er een probleem is met de aanmelding van het lid en/of de licentie bij de UCI. Vanuit het Uniebureau is een handmatige actie nodig om deze licentie alsnog doorgang te geven. Kom je deze situatie tegen, stuur dan een e-mail naar service@knwu.nl
Licentiegoedkeuring_voorbeeld_gedaan_en_nog_te_doen.png

Goedgekeurd

Zodra alle goedkeuringen voor de licentieaanvraag zijn afgerond komt de status van de aanvraag op licentie op 'Goedgekeurd' te staan. De licentiehouder kan dan in MijnKNWU achter de aanvraag klikken op 'download' en beschikken over een digitale licentiepas. Een fysieke licentiepas volgt dan nog per post via de passenproducent. Lees hier meer over bij dit artikel: Licentiepas en duplicaatpassen (persoonlijk of via team)‍.

Delete

Ter info

De aanvragen die op dinsdagmiddag zijn afgerond (alle goedkeuringen, waarvan de clubgoedkeuring er één is) zal deze aanvraag meegaan in de zending naar de passenproducent. Aanvragen die na dit moment worden goedgekeurd gaan mee in de zending van een week later. Als club kun je zorgen dat je nieuwe aanvragen vóór dat moment worden verwerkt in MijnKNWU (in plaats van net daarna).

Afgewezen

Een licentieaanvraag staat op de status afgewezen wanneer de club of de KNWU de licentieaanvraag niet accepteert. Er wordt bij afwijzing automatisch een creditnota aangemaakt welke zichtbaar is in het persoonlijke MijnKNWU account van de aanvrager. bij 'Facturen'. Het geld zal worden teruggestort op de rekening.

Geannuleerd

Een licentie heeft de status geannuleerd als de licentieaanvraag of al goedgekeurde licentie geannuleerd is door het lid, de club of het Uniebureau. Het gaat dan meestal om een verkeerd aangevraagde licentie.

  • Wanneer de licentie tijdens de status 'in behandeling' wordt geannuleerd, wordt er automatisch een creditnota aangemaakt en is voor de aanvrager zichtbaar in het persoonlijke account bij 'Facturen'. Het geld van de licentie wordt vervolgens teruggestort op de rekening.

  • Wanneer de licentieaanvraag reeds goedgekeurd is kan binnen 14 dagen (bedenktijd) na afronding van de goedkeuring nog kosteloos worden geannuleerd. Er kan een verzoek worden gestuurd via service@knwu.nl. Creditering gaat dan niet automatisch en moet handmatig worden gedaan. Er kan een verzoek worden gestuurd aan financien@knwu.nl onder vermelding van de reden, naam, KNWU ID nummer en factuurnummer. Er volgt dan ook een creditnota en het geld wordt teruggestort op de rekening van de aanvrager.

  • Buiten de 14 dagen na goedkeuring wordt in principe geen creditering gedaan, tenzij er sprake is van bijzondere omstandigheden.

Het kan ook zijn dat er een licentiewissel is geweest. Na afronding van de goedkeuringen voor licentiewissel komt de oude aanvraag te staan op 'geannuleerd' en komt de nieuwe aanvraag op 'goedgekeurd' te staan.

Licentiewissel goedkeuren

De uitleg over het aanvragen van een licentiewissel staat hier: Licentie wisselen

Clubwissel

Wanneer een lid binnen het seizoen zijn licentie wil overzetten van de ene club naar een andere club, noemen we dat een clubwissel.

Licentie goedgekeurd door club
Als nieuwe club zie je de aanvraag net zoals andere aanvragen bovenaan in de lijst bij ‘Licentiehouders’ in behandeling staan, waar je deze kunt goedkeuren. Dat betreft het schuifje 'Licentie goedgekeurd door club'.

Clubwissel goedgekeurd
Bij het schuifje 'Clubwissel goedgekeurd' kan de goedkeuring worden afgelezen van de 'oude' club (of club van de eerdere aanvraag). Die club kan dat niet zien in MijnKNWU bij 'Licentiehouders', omdat het gaat om een aanvraag bij een andere club.
De medewerker ledenadministratie van de desbetreffende club ontvangt een e-mailbericht waarin kan worden geklikt om akkoord te geven voor de licentiewissel wegens clubwissel. Voor dit bericht gebruikt MijnKNWU het e-mailadres dat staat bij die persoon bij 'Rollen' in MijnKNWU.

Delete

Let op!  

Een medewerker ledenadministratie kan zelf bij 'Notificaties' aangeven welke berichten deze wel of niet wil ontvangen. Controleer of deze op 'aan' staat voor 'Aanvragen van licentiewissel (organisatie)'. Een uitleg over het instellen staat hier: Notificaties beheren‍ .


Delete

Foutmelding (20 jan 2022)

Helaas komt er momenteel geen bericht naar de medewerker ledenadministratie maar naar de voorzitter en secretaris in MijnKNWU, mits bij hen de notificatie zoals hierboven staat beschreven aan staat. Zij kunnen wel die goedkeuring verwerken via de link in de gestuurde mail wegens clubwissel.

Mocht dit lastig zijn dan kan een voorzitter of secretaris ook vragen of het Uniebureau dit namens hen verwerkt in MijnKNWU. Stuur dan een bericht naar service@knwu.nl of neem telefonisch contact op.

We hopen dat dit zo spoedig mogelijk is verholpen en zullen controleren of licentieaanvragen niet onnodig op 'in behandeling' blijven staan en zo nodig zelf contact opnemen. Excuses voor het ongemak.


Automatisch goedkeuring clubwissel
Automatische goedkeuring clubwissel kan ook worden ingesteld. Ga dan via je MijnKNWU account naar het tabblad van de club en naar 'Instellingen . Daar kun je bij 'Automatisch goedkeuren van organisatiewissel' klikken om het schuifje om te zetten. Zie ook de uitleg hierboven, klik dan hier.
Het aanzetten van de automatische goedkeuring heeft alleen effect op de licentieaanvraag. Een lid moet zich eerst nog aanmelden via de club om die aanvraag te doen.

Niveauwissel

Wanneer een lid binnen het seizoen op een ander niveau een licentie wilt aanvragen, noemen we dat een niveauwissel. Deze is voor de club zichtbaar bovenaan de lijst bij ‘Licentiehouders’ met de status in behandeling, waar je deze kunt goedkeuren. Dat betreft het schuifje 'Niveauwissel goedgekeurd'.