Op deze pagina vind je informatie over het aanmaken en beheren van een evenement en wedstrijden.

Evenement aanmaken

Wanneer je als organisator of clubmedewerker (rol wedstrijdsecretariaat of secretaris) bent ingelogd in MijnKNWU, is het mogelijk om een nieuw evenement aan te maken en te beheren.

Hoe doe je dit?

• Klik in het linker menu op ‘Kalender’
• Er opent zich een scherm waar links bovenin de blauwe knop ‘Evenement toevoegen’ beschikbaar is
• Klik op 'Evenement toevoegen'
• Er opent zich een scherm waarop je de naam en de organisatie van het evenement kan ingeven. 
• Klik vervolgens op ‘Toevoegen’.

Hoe kun je je evenement terugvinden?  

Het aangemaakte evenement wordt automatisch opgeslagen als concept. Het is dus mogelijk om hier later aan verder te werken indien de aanvraag niet in één keer afgerond wordt. 

• Ga hiervoor in MijnKNWU in het linker menu naar de organisatie waarvoor je het evenement hebt aangemaakt
• Klik op ‘Evenementen’ 
• Zoek daar naar het concept evenement om er verder aan te werken

Evenement beheren en bewerken

Het evenement is in concept aangemaakt en kan nu bewerkt worden. Hiervoor opent zich een scherm met verschillende tabbladen:

Wedstrijden

Zie de uitleg in deze handleiding bij 'Wedstrijden beheren en bewerken'(klik hier)

Jury samenstelling

Als organisator heb je niet de rechten om de jury samenstelling te veranderen, op een paar uitzonderingen na. Bij nationale wedstrijden kan je als organisator bij facultatieve juryrollen koppelen aan een lid van de club. Bij (inter)clubwedstrijden kan je leden van de club kan opstellen als jury.
Gerelateerde handleidingen staan hier bij Jurysamenstelling raadplegen & bevestigen  ‍en  Juryopstelling maken (voor jurycoördinatoren en consuls)‍.

Locaties

Onder het tabblad ‘Locaties’ kunnen verschillende locaties ingegeven worden. 

Locatie toevoegen

• Klik op ‘Locatie toevoegen’ rechts naast de kaart
• Er opent zich een scherm waarop de permanence, kleedkamer, start en finish ingevoerd kunnen worden
• In het veld ‘type’ kan gekozen worden uit welke locatie je in wilt voeren
• Wanneer je, na het invullen van de gegevens op ‘Opslaan’ klikt, worden de gegevens toegevoegd aan het door jou aangemaakte evenement

Route importeren

Naast het toevoegen van een locatie biedt het systeem ook de mogelijkheid om een .gpx bestand van de route te uploaden.

• Klik op de knop ‘Importeer route’

Route in kaart tekenen

Je kunt ook zelf een route in de kaart te tekenen door het volgende te doen:

• Klik dan eerst op ‘Route toevoegen’
• Klik vervolgens op ‘Route bewerken’ 
• Je kunt nu in de kaart markers plaatsen om de route aan te geven 
• Druk op ‘Wijzigen’ om de route een naam en omschrijving te geven, en om de kleur van de route op de kaart aan te passen

Organisatie

Onder het tabblad ‘Organisatie’ vind je de gegevens terug die je bij het aanmaken van het evenement hebt ingevoerd (de naam en organisatie van het evenement). 

Wanneer gewenst, kun je met de blauwe knop ‘Toevoegen’ extra informatie toevoegen aan het evenement. Deze informatie is openbaar inzichtelijk voor alle deelnemers van het evenement. Dat gaat als volgt:

• Ga naar het tabblad 'Organisatie'
• Klik op de blauwe knop 'Toevoegen'
• In beeld krijg je een scherm waar je verder kunt klikken op de volgende opties in beeld te krijgen:
  • Website
    
  • Contactpersoon
    
  • Email
    
  • Opmerking van organisator
• Selecteer één van de opties en vul het bijbehorende veld in
• Kies voor 'Opslaan'.

De opmerking organisator zal voor deelnemers worden weergegeven op evenementniveau én op wedstrijdniveau.

Door het toevoegen van een contactpersoon kun je een ander lid uit de organisatie de rechten geven om het evenement te bewerken. Deze persoon kan dan, op dezelfde manier als jij, het evenement beheren. Ook wordt dit het contactpersoon voor de KNWU voor dit evenement. Dit is niet zichtbaar voor deelnemers van het evenement.

Producten

Onder het tabblad ‘Producten’ kun je alle producten in beeld zien die voor het evenement gefactureerd zullen worden

Het is mogelijk om extra producten toe te voegen aan het evenement. Bijvoorbeeld Buma/Stemra, Fotofinish, Radiocommunicatie, collectieve volgerslicentie enzovoort). Dat gaat als volgt:

• Ga naar het tabblad 'Producten'
• Klik op de blauwe knop 'Toevoegen'
• In beeld krijg je een scherm waar je verder kunt klikken om verschillende opties in beeld te krijgen
• Selecteer de optie
• Kies voor 'Toevoegen'

Verzekeringen

Onder dit tabblad kan je verzekeringen voor volgmotoren en/of volgauto’s afsluiten. Je sluit deze af per voertuig, en je kunt meerdere verzekeringen tegelijk afsluiten. Zie ook Volgautoverzekering Organisatoren‍  en Volgmotorenverzekering Organisatoren‍ de toelichting op deze producten.

• Ga naar het tabblad 'Verzekeringen'
• Klik op de blauwe knop 'Toevoegen'
• Er opent een pop-up waar je verder kunt klikken om verschillende opties in beeld te krijgen
• Bij het bovenste veld 'Product' selecteer je één of meerdere verzekeringen
• Bij het veld 'Kenmerk' vul je het kenteken van het voertuig in
• Bij het veld 'KNWU ID vul je het KNWU ID nummer in van de bestuurder van het voertuig 
• Kies voor 'Toevoegen'

Vragenlijst

Het tabblad vragenlijst, geeft je de mogelijkheid aanvullende vragen aan de deelnemer te stellen bij de inschrijving voor een evenement.  Je kunt kiezen tussen open en gesloten vragen. 

De vragenlijst kun je als volgt instellen bij het evenement:

• Ga naar het tabblad 'Vragenlijst'
• Klik op de knop ‘Vraag toevoegen’ 
• Er verschijnt een invulveld 
  • Wanneer je alleen een vraag invult, wordt dit een open vraag waar renners zelf een antwoord kunnen invullen 
  • Klik je op ‘Antwoord toevoegen’, wordt de vraag automatisch een gesloten vraag en kan de renner kiezen tussen de door jouw aangegeven antwoorden 
  • Er verschijnt ook een veld waar je een bedrag kunt invullen, voor wanneer renners aanvullende producten kunnen afnemen bij hun inschrijving en deze kosten worden toegevoegd aan het inschrijfbedrag

De antwoorden van de resultaten kan je inzien door de deelnemerslijst te exporteren.

Wedstrijden beheren en bewerken

Je kunt wedstrijden toevoegen aan een evenement en gebruik maken van een sjabloon.

Het toevoegen van een wedstrijd en het kiezen van een sjabloon gaat als volgt:

• Ga naar het tabblad ‘Wedstrijden’
• Klik op de blauwe knop ‘Wedstrijd toevoegen via sjabloon’ 
• Er opent zich een scherm waar de verschillende sjablonen te vinden zijn
• Bij de knop ‘filter op discipline’ kan gekozen worden uit een discipline
• Bij de knop ‘filter op classificatie’ kan het gewenste niveau van de wedstrijd gekozen worden
• Door te klikken op de knop ‘meer filters’ opent zich een scherm, waarmee gefilterd kan worden op wedstrijden per categorie, type of geslacht
  • Het is ook mogelijk om slechts één of twee filters te activeren, en de andere filters leeg te laten
  • Wanneer je klikt op ‘Toon … resultaten’ worden de betreffende sjablonen weergegeven
  • Lees voor meer uitleg over het aanmaken van een wedstrijd in teamverband ook de Handleiding Teamwedstrijd (o.a. over de instelling 'Teamwedstrijd' en 'Teaminschrijving')
• Kies het gewenste sjabloon door te klikken op de blauwe knop ‘Kies sjabloon’
• In het volgende scherm zie je nu onder het tabblad ‘Wedstrijden’ de door jou aangemaakte wedstrijd

Door op deze wedstrijd te klikken, opent zich een nieuw venster met verschillende tabbladen. Lees daarover verder hieronder.

Evenement

Hiermee keer je terug naar het overzicht van het evenement.

Algemeen

Door te klikken op dit tabblad opent zich de algemene informatie over de wedstrijd. In het veld met algemene informatie is het mogelijk om bewerkingen uit te voeren op verschillende onderdelen. 

Wijzigingen kunnen gedaan worden door bij het betreffende onderdeel op het blauwe potloodje met daarachter ‘wijzigen’ te klikken. Indien er géén potloodje staat, betekent dit dat dit onderdeel niet gewijzigd kan worden (in deze status of in dit specifieke sjabloon).

• Het is in ieder geval verplicht om hierin de datum en tijd aan te passen 
• Op de eerste regel zie je het gekozen sjabloon genoteerd staan, deze is niet meer aan te passen 
• Daaronder staat de naam van de wedstrijd, deze is in eerste instantie gelijk aan het sjabloon, maar kan naar wens aangepast worden 
• Daarnaast kunnen er andere veranderingen worden doorgevoerd in bijvoorbeeld rondes, minuten, afstand etc.
• Gaat inschrijving via een andere website dan komt bij het veld 'Inschrijfgeld' in beeld een opmerking waar wordt verwezen naar de website van de organisator, mits gekozen is voor externe inschrijving en bij het tabblad 'Organisatie' de website is toegevoegd. Lees hoe je dit kunt instellen bij het onderdeel inschrijfopties onder 'inschrijving via eigen website

Inschrijftermijn beheren bij 'Inschrijfgeld'

Actuele richtlijnen over het inschrijfgeld en de inschrijftermijn zijn te vinden in de Reglementen & jaarlijkse besluiten‍ van de betreffende discipline.

In het oranje veld naast de algemene informatie, staat de informatie weergegeven over de inschrijfprocedure onder 'Inschrijfgeld' en die kun je als volgt beheren:

• Klik bij het potloodje naast 'Inschrijfgeld'
• Er opent een pop-up waar je een knop met een plusje erin ziet staan
• Klik op deze knop (plusje) en de opties worden getoond. Je ziet drie opties in beeld:
  • Early bird inschrijving
  • Reguliere inschrijving
  • Bijschrijven
• Klik op de inschrijfoptie die je wilt toevoegen en er verschijnen velden waar je het inschrijfgeld en inschrijfdata en tijden kunt invoeren
• De knop met het plusje blijft bovenin in de pop-up staan, zodat je extra inschrijfopties kunt toevoegen

Bekijk als voorbeeld het filmpje hieronder: 

Locaties

Locaties op wedstrijdniveau werkt hetzelfde als op evenementniveau. Zie 'Locaties' bij 'Evenement beheren en bewerken' in dit artikel (klik bij de inhoudsopgave op die titel).

Deelnemers

 Het tabblad deelnemers wordt uitvoerig besproken op de pagina Deelnemerbeheer‍ .

Jurysamenstelling

Jurysamenstelling op wedstrijdniveau werkt hetzelfde als op evenementniveau. Zie de uitleg bij Evenement beheren en bewerken.

Puntenschema

Wanneer de wedstrijd onderdeel uitmaakt van een klassement, wordt door het uniebureau een klassement gekoppeld. Je ziet hier welk klassement gekoppeld is en hoe de puntenverdeling is. Deze zijn openbaar voor iedereen. Neem voor meer informatie contact op met wedstrijden@knwu.nl.

Prijzenschema

Bij het tabblad prijzenschema, kan je zelf de keuze maken voor een prijzenschema dat geldend is voor de wedstrijd. 

• Gebruik de blauwe knop ‘Toevoegen’ 
• Er verschijnt een pop-up 
• Kies een schema uit de selectie 

Voor meer toelichting over de verschillende prijzenschema’s kan je terecht bij de Jaarlijkse Besluiten (ga naar Reglementen & jaarlijkse besluiten‍).

Evenement dupliceren

Het is mogelijk een heel evenement, inclusief de wedstrijden te dupliceren. Dit is handig wanneer je evenement jaarlijks terugkeert of wanneer je een evenement organiseert die inhoudelijk veel lijkt op eerdere evenementen. Je hebt dan minder werk aan het invullen van de gegevens.

• Je gaat naar het evenement dat je wilt dupliceren
• Je klikt in de grijze balk op de knop ‘Acties’ 
• Daar kies je voor ‘Kopiëren’ 
• Er verschijnt een pop-up en daar kan je de titel van het nieuwe evenement invullen 
• Let er goed op dat je alle data van de wedstrijden aanpast, voordat je het nieuwe evenement indient

Afhandeling inschrijvingen en betalingen

• Optie 1: Alles extern (bijv. via eigen website)
• Optie 2: Inschrijving op MijnKNWU, betaling ter plekke
• Optie 3: Alles via MijnKNWU

Onderaan de wedstrijdpagina kun je de instellingen voor de inschrijving en betaling wijzigen.

In de volgende secties wordt meer toegelicht over de instellingen van de inschrijfopties en betalingsopties.

Inschrijfopties

Je kunt er als organisator voor kiezen om de inschrijvingen te laten verlopen in MijnKNWU, of via je eigen website (met of zónder MijnKNWU module).

Inschrijving via MijnKNWU

Wanneer je ervoor kiest om de inschrijving via MijnKNWU te laten verlopen, dient het veld ‘externe inschrijving’ bij de wedstrijd op ‘Nee’ te staan.
Vervolgens kun je via het (licht)oranje veld aan de rechterkant bij iedere wedstrijd het inschrijfgeld kiezen, evenals de datum en tijd waarop inschrijving opent en sluit.

Inschrijving via eigen website

Wanneer je ervoor kiest om de inschrijving niet via MijnKNWU te laten verlopen, dient het veld ‘externe inschrijving’ bij de wedstrijd op ‘ja’ te staan.

Zorg ervoor dat er een website genoemd staan onder het tabblad ‘Organisatie’, dan verschijnt deze website automatisch in het oranje veld in beeld, zodat deelnemers zich via daar kunnen inschrijven.

Let op

Om gebruik te maken van de MYLAPS bestanden vanuit MijnKNWU, moeten de deelnemers eerst in MijnKNWU gezet worden. Dit kan je doen door gebruik te maken van de aangeboden template. Meer informatie hierover vind je op Deelnemerbeheer‍ .

Inschrijving via eigen website met MijnKNWU-module

Je kunt ervoor kiezen de inschrijving voor de wedstrijden te laten verlopen, door in te schrijven in MijnKNWU via de eigen website van de organisator. Dit is met name handig wanneer (je verwacht dat) er veel deelnemers zijn die (nog) geen MijnKNWU account hebben.

Hoe dit te doen:

• Ga in het linker menu naar ‘Kalender’ en kies het betreffende evenement 
• Er opent zich een nieuw scherm, waarvan bovenin het scherm (in de websitebalk) de hyperlink te vinden is (zie oranje kader in de afbeelding hieronder)
• Kopieer de hyperlink en plak deze in een nieuw venster
• Vervang het woord ‘calender’ in de hyperlink door het woord ‘external’
• Er opent zich een site waarop de externe inschrijving kan plaatsvinden
• De hyperlink naar deze site kan op de website van de organisatie geplaatst worden zodat externe inschrijving mogelijk is
• Tevens is het mogelijk om middels iframe deze site te ontsluiten binnen de site van de organisatie, zodat de inschrijfmodules rechtstreeks op de site van de organisatie beschikbaar zijn
  N.B. Deze optie is alleen beschikbaar als de status van de wedstrijd ‘Definitief’ is

Door gebruik te maken van deze module wordt van jou als organisator verwacht dat je de juiste randvoorwaarden en informatie over inschrijven vermeld op jouw website.

Betalingsopties

Kies voor betaling via MijnKNWU of ter plekke. De betaling kan, tegelijk met inschrijving, verricht worden via iDEAL. Hiervoor dient het onderdeel ‘Betaling via MijnKNWU’ op ‘Ja’ te staan. Kies je voor 'Nee' dan zal betaling niet via MijnKNWU verlopen en dient ter plekke te worden gedaan.

Betaling via MijnKNWU

Deelnemers worden, bij correcte betaling via iDEAL, direct met de status ‘Goedgekeurd’ toegevoegd op de deelnemerslijst. Zie daarvoor de uitleg bij Deelnemerbeheer‍. 

Delete

Let op!

Wanneer je de betalingen via MijnKNWU laat lopen is het vereist dat er ook annuleringsvoorwaarden aan zijn verbonden. Dit betekent in het kort dat er bepaald moet zijn wat er - afhankelijk van het moment van afmelding - gebeurt met de door de deelnemer betaalde inschrijfgelden. Lees hieronder hoe je dat instelt.

Wanneer je de betalingen via MijnKNWU laat lopen is het vereist dat er ook annuleringsvoorwaarden worden ingesteld. Dit wil zeggen dat je bepaald wat - afhankelijk van het moment van afmelding - gebeurt met de door de deelnemer betaalde inschrijfgelden. Lees hieronder hoe je dat instelt.

Aan betaling via iDEAL zijn voor de organisatie transactiekosten verbonden, dit bedraagt € 0,25 per transactie. Wekelijks ontvangt de organisatie een tussenafrekening van deze opbrengsten minus de transactiekosten. Na afloop van het evenement ontvangt de organisatie een eindafrekening van alle kosten, waarop zowel de wedstrijdafdracht en andere afgenomen producten vermeld staan.

Annuleringsvoorwaarden instellen

De annuleringsvoorwaarden kun je toevoegen onder het tabblad “Organisatie” op de volgende wijze:

• Klik op de knop “Toevoegen” 
• Kies de optie “Annuleringsvoorwaarden toevoegen”
• Onderstaande pop-up verschijnt waarin je kunt bepalen wat er terugbetaald wordt, afhankelijk van het moment van annulering
• Klik op "opslaan"

Wanneer het de bedoeling is dat de renners ten aller tijde het volledige inschrijfgeld retour ontvangen, vul je in alle kolommen 100% in.
Hieronder staat een voorbeeld van een instelling van de annuleringsvoorwaarden.

Evenement indienen

Wanneer alle wedstrijden zijn toegevoegd en de onderdelen: datum, tijd, licentie categorieën, locatie (permanence) voor alle wedstrijden zijn toegevoegd, is het evenement klaar om in te dienen. Lees eerst de uitleg hieronder voordat je gaat indienen.

Statussen

De status van een evenement en/of wedstrijd veranderd gedurende het proces.

Concept

Het evenement is in concept als je het als organisator hebt aangemaakt, maar nog niet hebt ingediend. Het is dus nog voor niemand, behalve voor jou, de consul en de eventueel door jou aangestelde contactpersonen, zichtbaar.

Delete

Let op!

Verplicht in deze fase zijn: datum, tijd, licentie categorieën, locatie (permanence). Deze gegevens zijn niet meer aan te passen wanneer het evenement wordt ingediend, behalve de permanence.

Bij (inter)clubwedstrijden geldt ook dat de inschrijfgegevens (inschrijfgeld en inschrijftermijnen) na deze fase niet meer aan te passen zijn.

Indienen evenement

Dit gaat als volgt:

• Ga (terug) naar de pagina 'Evenement'
• Klik op de blauwe knop 'Indienen'

In behandeling

Na het indienen van een evenement, zijn er twee mogelijkheden:

• Wanneer het evenement alleen (inter)clubwedstrijd bevat, hoeft het evenement niet goedgekeurd worden door de consul. Bij deze wedstrijden wordt de status ‘In behandeling’ dus overgeslagen en krijgen meteen de status ‘Definitief’.
  Let erop dat datum, tijd, licentie categorieën, inschrijfgegevens (inschrijfgeld en inschrijftermijnen) niet meer aan te passen wanneer je kiest voor indienen.
  
  
• Wanneer het evenement een andersoortige wedstrijd dan (inter)clubwedstrijd bevat, dient het evenement goedgekeurd te worden door de consul. Zolang het evenement nog niet door de consul is goedgekeurd, heeft het evenement de status ‘In behandeling’. In deze fase kan je de primaire data (datum, tijd en licentie categorieën) niet meer aanpassen, overige data zoals afstanden, rondes, locaties kunnen wel aangepast worden.

Goedgekeurd

Een evenement of wedstrijd krijgt de status goedgekeurd nadat het is beoordeeld door de consul. Indien het evenement de status goedgekeurd heeft, is het evenement zichtbaar voor (mogelijke) deelnemers, maar is inschrijven nog niet mogelijk!

In deze fase kunnen de inschrijfgegevens en prijzenschema’s nog aangepast worden. Hoe je deze inschrijfgegevens invult lees je bij het kopje 'Algemeen' onder 'Wedstrijden beheren en bewerken'.

Delete

Let op!

Na deze status 'goedgekeurd' komt de status 'definitief' en dan is het niet meer mogelijk om met inschrijfgeld, inschrijftermijnen en prijzenschema aan te passen. 

Definitief

Indien een evenement of wedstrijd goedgekeurd is door de consul, wordt het evenement door het uniebureau beoordeeld. Indien ook het uniebureau het evenement heeft goedgekeurd, wordt de status van het evenement ‘Definitief’. Vanaf nu is inschrijving vanaf de opgegeven data mogelijk.

Delete

Wedstrijden met de classificatie (inter)club worden direct op de status definitief gezet en slaan het beoordelingsproces over.

Afgewezen

Indien een evenement wordt afgewezen door de consul en/of het uniebureau, verschijnt deze status. 

Delete

Ter info

De organisator heeft op dit moment weer dezelfde rechten in het systeem als vóór het indienen (tijdens de status concept), om eventuele aanpassingen te doen. Het evenement kan daarna opnieuw worden ingediend.

Geannuleerd

Na annulering blijft een wedstrijd met de status 'geannuleerd' zichtbaar op de kalender in MijnKNWU. Zie hieronder de uitleg over annuleren van een wedstrijd.

Annuleren van evenementen en/of wedstrijden

Een wedstrijd (en/of evenement) kan worden geannuleerd vanaf de status ‘Goedgekeurd’ door het Uniebureau of de consul van jouw regio.

Delete

Annuleringen dienen gemeld te worden via wedstrijden@knwu.nl of bij de consul (klik hier voor de pagina met een contactformulier), waarna de annulering wordt doorgevoerd.

Na verwerking van de annulering in MijnKNWU worden deelnemers automatisch op de hoogte gebracht van de annulering met een standaard bericht van annulering. Na annulering blijft het evenement of de wedstrijd met de status 'geannuleerd' zichtbaar op de kalender in MijnKNWU.

Annuleringsvoorwaarden en teruggave

Als organisator kun je zelf annuleringsvoorwaarden instellen via het tabblad 'Organisatie' bij het evenement  Klik hier voor de uitleg (zie hierboven).

Bij annuleren van deelnemers of het evenement (waardoor deelnemers automatisch ook worden geannuleerd) komt er dan automatisch een correctie op basis van ingestelde annuleringsvoorwaarden. Dit is slechts eenmaal mogelijk. Aanvullende correcties dien je als organisator zelf te doen. Eventueel via de export van deelnemers met daarop de bankgegevens.

De bedragen voor dag-licenties en dag-lidmaatschappen van deelnemers worden automatisch gecrediteerd indien ze worden geannuleerd voor deelname én mits betaling verliep via MijnKNWU.