Evenement indienen (status concept)
Lees hoe je een evenement kan aanmaken en indien in deze handleiding: Evenementenbeheer
Compleet maken evenementregistratie (vanaf status goedgekeurd)
Rollen en rechten
Afhankelijk van je rol kun je namens een bij ons aangesloten organisatie bepaalde handelingen verrichten binnen de ledenadministratie en/of wedstrijdadministratie van een evenement. Met de juiste rol ben je geautoriseerd voor het aanmaken en bewerken van een evenement (inclusief deelnemerbeheer).
Bekijk de actuele informatie bij Rollen en rechten in MijnKNWU.
Evenementstatussen
Evenementen kunnen diverse statussen hebben op de kalender. Dit betreft o.a. concept, in behandeling, goedkeurd en definitief. Een volledige toelichting op deze statussen is te vinden in de handleiding Evenementenbeheer .
Verplaatsingsverzoek
Wanneer een evenement de status in behandeling, goedgekeurd of definitief had en de wens er is om het evenement toch op een andere datum of voor voor andere categorieën te organiseren dan diende je dit per 'contactformulier districten' kenbaar te maken aan de consul. Dat gaat anders worden ingericht wegens de overgang naar regionale indeling en het vervallen van de functie consul.
Let op!
Sinds 28 juni 2023 bestaat de KNWU uit vier geografische regio's en is de functie consul komen te vervallen.
Informatie over waarvoor je met wie in de regio contact kunt opnemen en op welke wijze volgt binnenkort op onze website bij https://www.knwu.nl/over-knwu/regios. Heb je vragen over verplaatsingsverzoeken en is dat nog niet te vinden op die pagina? Stuur dan een bericht via wedstrijden@knwu.nl een een collega van Wedstrijdsport.
Completering registratie
Als beheerder van een evenement ontvang je statusmails omtrent dat evenement. In deze statusmail kun je klikken op de oranje link en wordt je rechtstreeks doorstuurt naar de desbetreffende evenementregistratie. Je kunt deze ook terugvinden door na het inloggen op MijnKNWU (binnen de donkerblauwe balk) de organisatienaam aan te klikken en aansluitend, binnen de lichtblauwe balk onder het item evenementen, het evenement van het desbetreffende jaar.
Vervolgens dien je per afzonderlijke wedstrijdcategorie diverse zaken aan te vullen. Onder andere de categorie-items; tijd & afstand, inschrijfgeld, inschrijfperiode, prijzenschema. Hierna lees je hoe:
Tijd en afstand
De tijd en afstand dien je in te vullen achter het gelijknamige item na het aanklikken van iedere afzonderlijke wedstrijdcategorie onder de tab wedstrijden.
Inschrijfgeld
Het beheren van het inschrijfgeld is mogelijk binnen het lichtoranje kader aan de rechterzijde binnen een wedstrijd met het opschrift inschrijfgeld- en periode. Lees alles over de werking in de handleiding Evenementenbeheer onder 'Inschrijfopties'.
Binnen dit kader kun je het item inschrijfgeld invullen. Indien je hier niets of 0 invult komt er automatisch gratis te staan.
Voor de richtlijnen en adviezen verwijzen we je graag naar de actuele tabel in de jaarlijkse besluiten (hoofdstuk inschrijfgelden wegwedstrijden).
Inschrijfperiode
Als 'inschrijfdatum start' wordt standaard de datum van aanmelding aangehouden welke je naar eigen inzicht kunt aanpassen. De reguliere inschrijfdatum stop bij een criterium/districtswedstrijd (t.b.v. individuele inschrijving) is standaard 120 uur van tevoren. Na deze termijn geldt het bijschrijftarief (inschrijfgeld+ € 10,-*).
Bij een eendaagse/meerdaagse wegwedstrijd in teamverband dien je een inschrijfdatum start/stop aan te houden die in het verleden ligt. Dit om te voorkomen dat er extra teams worden toegevoegd door een ploegleider. Zie ook Handleiding Teamwedstrijd.
Bij een 'interclub'-wedstrijd (o.a. startlicentie M/V) is het gebruikelijk dat men op de wedstrijddag zelf tot vlak voor aanvang van de wedstrijd nog kan inschrijven. De betreffende sluitingstermijn kun je dan aanpassen binnen het oranje kader.
Dikke Banden Race staat standaard ingesteld op niet online inschrijven. Middels de instellingen is dit eventueel nog wel aan te passen.
*) Tarief onder voorbehoud van reglementaire wijzigingen.
Bijschrijven
De termijn voor bijschrijven gaat in op 120 uur voor aanvang van de wedstrijd. Het reguliere bijschrijfbedrag ad € 10,- *dient men ter plekke te voldoen bovenop het eventuele inschrijfgeld.
*) Tarief onder voorbehoud van reglementaire wijzigingen.
Het feit of je renners al dan niet de mogelijk biedt om bij te schrijven kun je als extra tekst vermelden onder de tab organisatie na toevoegen (2x klikken) van het item 'Opmerking van organisator' (zie ook de handleiding Evenementenbeheer onder 'Inschrijfopties').
Het item bijschrijven staat standaard niet toegevoegd binnen het oranje kader inschrijfgeld- en periode. Daar s.v.p. ook niet toevoegen binnen het oranje kader inschrijfgeld en -periode! Dit om te voorkomen dat men zich na sluiting van de reguliere voorinschrijftermijn alsnog via MijnKNWU bijschrijft. Maar gebruik het item 'Opmerking van organisator'.
Prijzenschema
Deze kun je vermelden (na het aanklikken van een categorie) onder de tab prijzenschema en/of onder de tab organisatie na toevoeging van het item opmerking van organisator.
Contactgegevens en opmerkingen
Voeg onder het tabblad organisatie het e-mailadres (t.b.v. de renners), de website en een eventuele contactpersoon (buiten het wedstrijdsecretariaat) toe via de gelijknamige blauwe knop;
Eventuele aanvullende tekst (o.a. prijzenschema’s, maatregelen, e.d.) aangaande het evenement kun je vermelden onder de tab organisatie na toevoeging van het item opmerking van organisator;
Locatiegegevens
Onder het item locatie kun je (naast de permanence) nog een kleedkamer en/of start/finish locatie toevoegen.
Vervolgprocedure & status definitief
Een evenementregistratie die uitsluitend regio (interclubwedstrijden) bevat, krijgt direct de status definitief.
Dit geldt echter niet voor een registratie met 1 of meerdere (inter)nationale wedstrijdcategorieën. Maak s.v.p. melding bij de consul (zie hier het contactformulier) nadat je hierbij alle benodigde velden hebt ingevuld. De consul zal de registratie controleren op volledige en correcte invoer en het evenement (mits akkoord) de status definitief geven.
Op grond hiervan kunnen (naast de weergave in de kalender vanaf de status goedgekeurd) de volgende zaken in gang gezet worden:
- Het koppelen van de juryopstelling (door de jurycoördinator of consul)
- Het beschikbaar stellen van de evenementvergunning vanaf de status definitief welke je vervolgens kunt downloaden via acties in het menu bovenaan
- Het open stellen voor online inschrijving
Nadere informatie
Bekijk op het kenniscentrum de Handleidingen voor clubs en organisatoren:
- Rollen en rechten in MijnKNWU
- Evenementenbeheer (o.a. Betalingsopties en de annuleringsvoorwaarden).
- Deelnemerbeheer
- Handleiding Teamwedstrijd
- Alles over de Startlicentie
- Toelichting dag-startlicentie voor organisatoren
Vragen?
Heb je vragen over evenementenbeheer of deelnemerbeheer neem dan contact op met wedstrijden@knwu.nl.
Let op!
Sinds 28 juni 2023 bestaat de KNWU uit vier geografische regio's en is de functie consul komen te vervallen.
Informatie over waarvoor je met wie in de regio contact kunt opnemen en op welke wijze volgt binnenkort op onze website bij https://www.knwu.nl/over-knwu/regios. Tot die tijd kun je gebruik maken van wedstrijden@knwu.nl en komt je in contact met een collega van Wedstrijdsport die je zo nodig in contact brengt met de juiste persoon in de regio.
