Evenement aanmelden bij de KNWU

Laatste update: June 27th, 2022

Evenement indienen (status concept)

Lees hoe je een evenement kan aanmaken en indien in deze handleiding: Evenementenbeheer‍ 

Compleet maken evenementregistratie (vanaf status goedgekeurd)

Rollen en rechten

Afhankelijk van je rol kun je namens een bij ons aangesloten organisatie bepaalde handelingen verrichten binnen de ledenadministratie en/of wedstrijdadministratie van een evenement. Met de juiste rol ben je geautoriseerd voor het aanmaken en bewerken van een evenement (inclusief deelnemerbeheer).

Indien je niet (meer) als lid verbonden bent aan de organisatie en/of wanneer je niet de hiervoor benodigde rol hebt, is het in eerste instantie van belang om met de secretaris en/of voorzitter af te stemmen wie namens de organisatie de wedstrijdadministratie gaat beheren. Indien van toepassing kun je als nieuw lid worden toegevoegd (Ledenadministratie‍) en kun je de benodigde rol toegewezen krijgen. Aanvullende info en instructies met betrekking tot de benodigde rollen en rechten tref je aan onder Rollen en rechten in MijnKNWU.

Het is ook mogelijk om een lid voor één evenement de rechten te geven. Dit kan door het toevoegen van een contactpersoon via de tab organisatie bij het evenement.

Evenementstatussen

Evenementen kunnen diverse statussen hebben op de kalender. Dit betreft o.a. concept, in behandeling, goedkeurd en definitief. Een volledige toelichting op deze statussen is te vinden in de handleiding Evenementenbeheer‍ .

Verplaatsingsverzoek

Indien een evenement de status in behandeling, goedgekeurd of definitief heeft en het evenement op een andere datum is gewenst of voor andere categorieën wilt organiseren dan dien je dit per 'contactformulier districten' kenbaar te maken aan de consul. De consul ontvangt dan een e-mailbericht.

Indien de nieuwe voorgestelde datum en/of categorie(ën) geen belemmeringen zijn dan past de consul de registratie hierop aan. Het kan ook voorkomen dat de status hierop wordt teruggezet naar concept waarmee je zelf weer toegang hebt tot de registratie om de mutatie te verwerken alvorens wederom op de blauwe knop indienen te klikken. Indien de opgegeven datum en categorieën akkoord zijn bevonden dan krijgt het evenement de status goedgekeurd. 

Completering registratie

Als beheerder van een evenement ontvang je statusmails omtrent dat evenement. In deze statusmail kun je klikken op de oranje link en wordt je rechtstreeks doorstuurt naar de desbetreffende evenementregistratie.
Je kunt deze ook terugvinden door na het inloggen op MijnKNWU (binnen de donkerblauwe balk) de organisatienaam aan te klikken en aansluitend, binnen de lichtblauwe balk onder het item evenementen, het evenement van het desbetreffende jaar.

Vervolgens dien je per afzonderlijke wedstrijdcategorie diverse zaken aan te vullen. Onder andere de categorie-items; tijd & afstand, inschrijfgeld, inschrijfperiode, prijzenschema. Hierna lees je hoe:

Tijd en afstand

De tijd en afstand dien je in te vullen achter het gelijknamige item na het aanklikken van iedere afzonderlijke wedstrijdcategorie onder de tab wedstrijden. 

Inschrijfgeld

Het beheren van het inschrijfgeld is mogelijk binnen het lichtoranje kader aan de rechterzijde binnen een wedstrijd met het opschrift inschrijfgeld- en periode. Lees alles over de werking in de handleiding Evenementenbeheer‍ onder 'Inschrijfopties'.

Binnen dit kader kun je het item inschrijfgeld invullen. Indien je hier niets of invult komt er automatisch gratis te staan. 

Delete

Voor de richtlijnen en adviezen verwijzen we je graag naar de actuele tabel in de jaarlijkse besluiten (hoofdstuk inschrijfgelden wegwedstrijden).

Inschrijfperiode

Als “inschrijfdatum start” wordt standaard de datum van aanmelding aangehouden welke je naar eigen inzicht kunt aanpassen. De reguliere inschrijfdatum stop bij een criterium/districtswedstrijd (t.b.v. individuele inschrijving) is standaard 120 uur van tevoren. Na deze termijn geldt het bijschrijftarief (inschrijfgeld+ € 10,-).

Bij een eendaagse/meerdaagse wegwedstrijd in teamverband dien je een inschrijfdatum start/stop aan te houden die in het verleden ligt. Dit om te voorkomen dat er extra teams worden toegevoegd door een ploegleider. Zie ook Handleiding Teamwedstrijd. 

Bij een “interclub”-wedstrijd (o.a. startlicentie M/V) is het gebruikelijk dat men op de wedstrijddag zelf tot vlak voor aanvang van de wedstrijd nog kan inschrijven. De betreffende sluitingstermijn kun je dan aanpassen binnen het oranje kader. 

Dikke Banden Race staat standaard ingesteld op niet online inschrijven. Middels de instellingen is dit eventueel nog wel aan te passen.

Bijschrijven

De termijn voor bijschrijven gaat in op 120 uur voor aanvang van de wedstrijd. Het reguliere bijschrijfbedrag ad € 10,- dient men ter plekke te voldoen bovenop het eventuele inschrijfgeld.

Delete

Het feit of je renners al dan niet de mogelijk biedt om bij te schrijven kun je als extra tekst vermelden onder de tab organisatie na toevoegen (2x klikken) van het item 'Opmerking van organisator' (zie ook  de handleiding Evenementenbeheer‍ onder 'Inschrijfopties').

Het item bijschrijven staat standaard niet toegevoegd binnen het oranje kader inschrijfgeld- en periode. Daar s.v.p. ook niet toevoegen binnen het oranje kader inschrijfgeld en -periode! Dit om te voorkomen dat men zich na sluiting van de reguliere voorinschrijftermijn alsnog via MijnKNWU bijschrijft. Maar gebruik het item 'Opmerking van organisator'.

Prijzenschema

Deze kun je vermelden (na het aanklikken van een categorie) onder de tab prijzenschema en/of onder de tab organisatie na toevoeging van het item opmerking van organisator. 

Contactgegevens en opmerkingen

Voeg onder het tabblad organisatie het e-mailadres (t.b.v. de renners), de website en een eventuele contactpersoon (buiten het wedstrijdsecretariaat) toe via de gelijknamige blauwe knop; 

Eventuele aanvullende tekst (o.a. prijzenschema’s, maatregelen, e.d.) aangaande het evenement kun je vermelden onder de tab organisatie na toevoeging van het item opmerking van organisator

Locatiegegevens

Onder het item locatie kun je (naast de permanence) nog een kleedkamer en/of start/finish locatie toevoegen. 

Delete

Vervolgprocedure & status definitief

Een evenementregistratie die uitsluitend regio (interclubwedstrijden) bevat, krijgt direct de status definitief. 

Dit geldt echter niet voor een registratie met 1 of meerdere (inter)nationale wedstrijdcategorieën. Maak s.v.p. melding bij de consul (zie hier het contactformulier) nadat je hierbij alle benodigde velden hebt ingevuld. De consul zal de registratie controleren op volledige en correcte invoer en het evenement (mits akkoord) de status definitief geven.

Op grond hiervan kunnen (naast de weergave in de kalender vanaf de status goedgekeurd) de volgende zaken in gang gezet worden:

  • Het koppelen van de juryopstelling (door de jurycoördinator of consul)
  • Het beschikbaar stellen van de evenementvergunning vanaf de status definitief welke je vervolgens kunt downloaden via acties in het menu bovenaan
  • Het open stellen voor online inschrijving

Nadere informatie

Bekijk op het kenniscentrum de Handleidingen voor clubs en organisatoren:

Vragen?

Heb je vragen over evenementenbeheer of deelnemerbeheer neem dan contact op met de consul.

Delete

Ga dan naar deze pagina waar je ook kunt zien wie de consul is van welk district en maak gebruik van het contactformulier.