Evenement indienen (status concept)

Lees hoe je een evenement kan aanmaken en indien in deze handleiding: Evenementenbeheer‍ 

Compleet maken evenementregistratie (vanaf status goedgekeurd)

Rollen en rechten

Afhankelijk van je rol kun je namens een bij ons aangesloten organisatie bepaalde handelingen verrichten binnen de ledenadministratie en/of wedstrijdadministratie van een evenement. Met de juiste rol ben je geautoriseerd voor het aanmaken en bewerken van een evenement (inclusief deelnemerbeheer).

Bekijk de actuele informatie bij Rollen en rechten in MijnKNWU.

Evenementstatussen

Evenementen kunnen diverse statussen hebben op de kalender. Dit betreft o.a. concept, in behandeling, goedkeurd en definitief. Een volledige toelichting op deze statussen is te vinden in de handleiding Evenementenbeheer‍ .

Verplaatsingsverzoek

Wanneer een evenement de status in behandeling, goedgekeurd of definitief had en de wens er is om het evenement toch op een andere datum of voor voor andere categorieën te organiseren dan diende je dit per 'contactformulier districten' kenbaar te maken aan de consul. Dat gaat anders worden ingericht wegens de overgang naar regionale indeling en het vervallen van de functie consul.

Completering registratie

Als beheerder van een evenement ontvang je statusmails omtrent dat evenement. In deze statusmail kun je klikken op de oranje link en wordt je rechtstreeks doorstuurt naar de desbetreffende evenementregistratie. Je kunt deze ook terugvinden door na het inloggen op MijnKNWU (binnen de donkerblauwe balk) de organisatienaam aan te klikken en aansluitend, binnen de lichtblauwe balk onder het item evenementen, het evenement van het desbetreffende jaar.

Vervolgens dien je per afzonderlijke wedstrijdcategorie diverse zaken aan te vullen. Onder andere de categorie-items; tijd & afstand, inschrijfgeld, inschrijfperiode, prijzenschema. Hierna lees je hoe:

Tijd en afstand

De tijd en afstand dien je in te vullen achter het gelijknamige item na het aanklikken van iedere afzonderlijke wedstrijdcategorie onder de tab wedstrijden. 

Inschrijfgeld

Het beheren van het inschrijfgeld is mogelijk binnen het lichtoranje kader aan de rechterzijde binnen een wedstrijd met het opschrift inschrijfgeld- en periode. Lees alles over de werking in de handleiding Evenementenbeheer‍ onder 'Inschrijfopties'.

Binnen dit kader kun je het item inschrijfgeld invullen. Indien je hier niets of 0 invult komt er automatisch gratis te staan. 

Inschrijfperiode

Als 'inschrijfdatum start' wordt standaard de datum van aanmelding aangehouden welke je naar eigen inzicht kunt aanpassen. De reguliere inschrijfdatum stop bij een criterium/districtswedstrijd (t.b.v. individuele inschrijving) is standaard 120 uur van tevoren. Na deze termijn geldt het bijschrijftarief (inschrijfgeld+ € 10,-*).

Bij een eendaagse/meerdaagse wegwedstrijd in teamverband dien je een inschrijfdatum start/stop aan te houden die in het verleden ligt. Dit om te voorkomen dat er extra teams worden toegevoegd door een ploegleider. Zie ook Handleiding Teamwedstrijd. 

Bij een 'interclub'-wedstrijd (o.a. startlicentie M/V) is het gebruikelijk dat men op de wedstrijddag zelf tot vlak voor aanvang van de wedstrijd nog kan inschrijven. De betreffende sluitingstermijn kun je dan aanpassen binnen het oranje kader. 

Dikke Banden Race staat standaard ingesteld op niet online inschrijven. Middels de instellingen is dit eventueel nog wel aan te passen.

*) Tarief onder voorbehoud van reglementaire wijzigingen.

Bijschrijven

De termijn voor bijschrijven gaat in op 120 uur voor aanvang van de wedstrijd. Het reguliere bijschrijfbedrag ad € 10,- *dient men ter plekke te voldoen bovenop het eventuele inschrijfgeld.

*) Tarief onder voorbehoud van reglementaire wijzigingen.

Prijzenschema

Deze kun je vermelden (na het aanklikken van een categorie) onder de tab prijzenschema en/of onder de tab organisatie na toevoeging van het item opmerking van organisator. 

Contactgegevens en opmerkingen

Voeg onder het tabblad organisatie het e-mailadres (t.b.v. de renners), de website en een eventuele contactpersoon (buiten het wedstrijdsecretariaat) toe via de gelijknamige blauwe knop; 

Eventuele aanvullende tekst (o.a. prijzenschema’s, maatregelen, e.d.) aangaande het evenement kun je vermelden onder de tab organisatie na toevoeging van het item opmerking van organisator; 

Locatiegegevens

Onder het item locatie kun je (naast de permanence) nog een kleedkamer en/of start/finish locatie toevoegen. 

Nadere informatie

Bekijk op het kenniscentrum de Handleidingen voor clubs en organisatoren:

• Rollen en rechten in MijnKNWU  ‍
• Evenementenbeheer‍ (o.a. Betalingsopties en de annuleringsvoorwaarden).
• Deelnemerbeheer‍
• Handleiding Teamwedstrijd ‍
• Alles over de Startlicentie‍
• Toelichting dag-startlicentie voor organisatoren‍

Vragen?

Heb je vragen over evenementenbeheer of deelnemerbeheer neem dan contact op met wedstrijden@knwu.nl.