Op deze pagina vind je informatie over het deelnemerbeheer van wedstrijden.
Deelnemerbeheer in MijnKNWU
- Log in op MijnKNWU
- Klik op het item kalender in de donkerblauwe balk
- Klik op ‘Mijn evenementen'
- Klik op de naam van het evenement
- Klik op de tab 'Wedstrijden'
- Klik op de categorie en de tab 'Deelnemers'
Onder de knop 'Acties' rechtsboven vind je de volgende opties:
- deelnemer toevoegen
- deelnemer uitnodigen
- startnummers toevoegen
- startnummers verwijderen
- deelnemers importeren
- startnummers importeren
Daarnaast heb je de mogelijkheid om acties uit te voeren op individuele of een selectie van deelnemers. Door een of meerdere deelnemers te selecteren activeer je de knop 'Acties op deelnemers' waaronder je de volgende opties vindt:
- deelnemer status wijzigen
- deelnemer goedkeuren
- verwijder geselecteerde deelnemers
- verstuur bericht
Deelnemers kunnen op verschillende manieren beheerd worden: betaling ter plekke, of directe betaling.
Deelnemers beheren bij betaling ter plekke
Om je deelnemers ter plekke te laten betalen, stel je onder het tabblad 'Beheer' de optie 'Betaling via MijnKNWU in op 'Nee'. Voor de wedstrijden ingeschreven deelnemers krijgen dan de status 'in behandeling'. Als organisator dien je dan als volgt deze deelnemers de status 'Goedgekeurd' toe te kennen.
- Klik in de betreffende wedstrijd op 'Deelnemers'
- Selecteer een of meerdere deelnemers
- Kies via 'Acties op deelnemers' voor 'Deelnemers goedkeuren'. De status verandert dan van 'In behandeling' in 'Goedgekeurd'. Betreffende deelnemers krijgen nu per mail een statusupdate.
Deelnemers afwijzen verloopt volgens dezelfde stappen, alleen kies je dan onder 'Acties op deelnemers' voor 'Deelnemer status wijzigen'.
Indien er sprake is van een regiowedstrijd dien je zelf controle te doen op de woonplaats van de deelnemer of district van de club. Klik hiervoor op het icoontje achter de naam van de deelnemer.
Via de 'Log' knop rechts in de tabel, kan je informatie inzien over de betaling.
Deelnemers beheren bij directe betaling
Als organisator kun je er ook voor kiezen de deelnemers meteen bij de inschrijving in MijnKNWU te laten betalen. Stel dan onder 'Beheer' de optie 'Betaling via MijnKNWU' in op 'Ja'. Deelnemers die dan bij inschrijving betalen, krijgen direct de status 'Goedgekeurd' op de deelnemerslijst.
Afwijking voor BMX
Voor sommige BMX wedstrijden geldt dat de deelnemers niet automatisch de status 'Goedgekeurd' krijgen, omdat de betaling gekoppeld is aan het aanmelden. Mocht een rijder uiteindelijk niet goedgekeurd worden dan wordt het betaalde deelnamegeld conform annuleringsvoorwaarden teruggestort.
Wanneer je deelnemers alsnog afmeldt of annuleert, dien je zelf de financiële afhandeling te verzorgen. Voeg je handmatig deelnemers toe aan de deelnemerslijst, dan vindt er geen betaling plaats en dient dit nog te gebeuren op de wedstrijdlocatie.
N.B. Kies je voor deze optie en wil je er zeker van zijn dat specifieke renners wel de mogelijkheid hebben zich in te schrijven voordat de deelnemerslijst vol zit? Gebruik dan de optie 'Deelnemers uitnodigen' zoals hieronder beschreven.
Importeren van deelnemers
Het is ook mogelijk deelnemers te importeren. Dit kan, mits je bestand voldoet aan een aantal voorwaarden, via de acties knop rechtsboven. Gebruik daarvoor de van onderstaande template (de gele velden zijn niet verplicht, de oranje wel) en het bijgevoegde voorbeeldbestand.
Zie ook Uitleg hoe je kunt importeren.
Voorwaarden voor het uploaden van bestanden:
- Deelnemers hebben een KNWU-ID of UCI-ID (verplicht veld)
- Maak gebruik van de Excel-template en upload een .xcl bestand
- Volgorde van bestaande velden mag aangepast worden
- De oranje velden dienen te blijven staan, de gele mag je verwijderen
- Het is mogelijk om zoveel als nodig extra regels toe te voegen
Let op!
De velden KNWU-ID en InternationaleBondsNr (voor UCI ID) dienen te zijn ingesteld als numerieke velden en niet als tekstvelden.
Deelnemers uitnodigen
Je kunt als organisator op de volgende manier specifieke deelnemers uitnodigen voor jouw wedstrijd:
- Ga hiervoor naar de betreffende categorie en klik op het tabblad 'Deelnemers'
- Kies via 'Acties' voor de optie 'Deelnemer uitnodigen'
- Voer de KNWU-ID of UCI-ID van de betreffende persoon in.
- Optioneel: vul een datum en tijdstip in waarop de uitnodiging verloopt
- Klik op 'Opslaan'. De deelnemer ontvangt je uitnodiging per mail en wordt met de status 'Uitgenodigd' toegevoegd aan de deelnemerslijst.
Info
Voor de betreffende deelnemer wordt binnen de ingevulde periode een plek gereserveerd op de deelnemerslijst. De uitgenodigde deelnemer dient deze zelf te bevestigen. Pas als de status verandert in 'In behandeling' of 'Goedgekeurd' is de inschrijving definitief.
Werken met een wachtlijst
Zodra het maximum aantal inschrijvingen voor een wedstrijd is bereikt, kun je werken met een wachtlijst door een extra categorie aan te maken binnen het evenement, en deze open te zetten voor inschrijving. Deelnemers in deze categorie kun je vervolgens uitnodigen zodra er een plek op de deelnemerslijst vrij komt (via deelnemer uitnodigen of toevoegen).
Rugnummers
Onderstaande uitleg staat ook vermeld bij 'Rugnummers uitgeven' in de handleiding voor op de wedstrijdlocatie.
Per individu
Wanneer je voor een specifieke deelnemer, bijvoorbeeld in het geval van een bijschrijver, een rugnummer wilt toevoegen kun je het volgende doen:
- Klik dan op de drie puntjes voor de naam van een deelnemer in het deelnemersoverzicht
- Er opent zich een scherm waarin een nummer toegevoegd kan worden
In grote(re) getalen
Rugnummers kunnen ook voor meerdere renners in één keer toegevoegd worden, dit kan door een bestand te importeren of via de Hub:
Startnummers importeren
- Kies voor 'Acties' in het deelnemersveld en kies 'Startnummers importeren
- Selecteer een excel-bestand. Het systeem zoekt de deelnemers op basis van een KNWU ID, zorg dat dit en het startnummer in aparte kolommen staan en zorg dat dit overeenkomt met de kolomtitels.
- Kies voor 'Importeer', de deelnemers die in het bestand staan én op de deelnemerslijst in de Hub hebben nu het startnummer toegewezen gekregen.
Startnummers toekennen vanuit Hub
- Selecteer de deelnemers aan wie je een startnummer wil toewijzen. Kies voor 'Acties' in het deelnemersveld en kies 'Startnummers toewijzen'.
- Geef aan vanaf welk nummer het toewijzen mag beginnen en kies op welke wijze de nummers worden toegewezen. Vervolgens klik je op 'Startnummers toewijzen'.
- Het systeem heeft nu de startnummers toegewezen aan de geselecteerde deelnemers volgens de gekozen wijze.
Mocht je de startnummers willen verwijderen, dan selecteer je weer de desbetreffende deelnemers waarna je 'Startnummers verwijderen' kiest.
Chips
Gebruik eigen chipIndien de renner zelf een chip (transponder) heeft, staat deze in de tabel bij deelnemerbeheer weergeven. Renners beheren hun chips zelf in hun account op MijnKNWU.
Gebruik chip van iemand anders
Als een renner wil starten met de chip van een ander, dient hij/zij dit zelf in zijn eigen profiel te registeren en te verwijderen bij de vorige persoon. De organisator en jury kunnen hierbij geen rol spelen. De uitleg over het registreren van de chip staat hier: Toevoegen chip (transponder) in MijnKNWU .
Huren chip van organisator
Als een renner een chip huurt van de organisator, dient deze eerst op de pagina ‘Chips’, in de Hub van de organisator, geregistreerd te worden. Daarna is het mogelijk om deze toe te wijzen aan deelnemers. Voor de huurchips van de KNWU jury is dit al geregeld.
Let op!
Zorg dat je als organisator de chips vooraf geregistreerd hebt in MijnKNWU.
Wanneer een renner een chip huurt, moet het chipnummer handmatig toegevoegd worden aan de renner. In het tabblad ‘Deelnemers’ klik je in de tabel op het blauwe woord (leeg) die hoort bij de deelnemer. Er opent een pop-up waar je een nieuw chipnummer kunt toewijzen, hier kan je kiezen uit een chip van de persoon of een andere chip.
De MYLAPS Pro chips hebben verschillende kleuren. Er is technisch geen verschil tussen de chips (transponders) maar de kleur geeft aan of dit een koop of huurchip is. De rode zijn koopchips en de blauwe zijn huurchips.
Startlijsten en exports
Onder 'Deelnemers' heb je de mogelijkheid deelnemers, startlijsten of resultaten te exporteren naar een Excelbestand of PDF:
- Exporteer deelnemers: alle inschrijfgegevens, uitkomsten van vragenlijsten, betaalgegevens en persoonsgegevens van deelnemers
- Exporteer startlijst: alle wedstrijd gerelateerde gegevens
- Exporteer resultaten: uitslagen
Annuleren van evenementen en/of wedstrijden
Vanaf de status 'In behandeling' kan een wedstrijd door de regiocoördinator worden geannuleerd. Na verwerking van de annulering worden de deelnemers daar automatisch van op de hoogte gebracht. Het betreffende evenement blijft daarna nog enige tijd met de status 'Geannuleerd op de kalender in MijnKNWU zichtbaar.
Teamopstelling maken
Wanneer je gaat deelnemen aan een teamwedstrijd kan je je niet als individuele renner inschrijven. De teammanager regelt dat de inschrijving voor je. Zij stellen de opstelling samen en daar word je dan over bericht.
Klik hier voor de handleiding voor teammanagers.
