Check-in App handleiding

Laatste update: July 18th, 2022

In dit artikel staat de uitleg waar je de Check-in App kunt downloaden en leggen we de werking van de app uit.

Met de Check-In App is het mogelijk om op locatie de QR-codes van deelnemers te scannen. Hiermee kun je deelnemers als ‘aanwezig’ registreren en/of persoons- en licentiegegevens te controleren. Zo willen we het proces aan de inschrijftafel een stuk soepeler laten verlopen.

Om te beginnen

Download de Check-in App en geef deze app toegang tot je camera. De app is te vinden in de Appstore op iOS en de Playstore op Android

Delete

Let op

Om te kunnen scannen met de camera dien je de app eerst toegang te geven tot je camera. Dit is via de instellingen van je telefoon aan te passen.

Inloggen

Ga naar de Check-In App op je mobiele telefoon of tablet en log in door je gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. Deze zijn gelijk aan de inloggegevens van je MijnKNWU account. Wil inloggen niet lukken of ben je je wachtwoord van MijnKNWU vergeten? Lees dan de uitleg bij Inloggen MijnKNWU & wachtwoordwijziging‍.

Delete

Let op!

Voor gebruik van de Check-In App dient de gebruiker wel als jury opgesteld te zijn voor de betreffende wedstrijd. Is dit niet het geval, dan is het noodzakelijk om in te loggen als een gebruiker die wel als jury is opgesteld.

Facultatief jury

Om met de Check-in App te kunnen werken moet je zijn opgesteld als jurylid en de status van je opstelling moet zijn goedgekeurd. Als je als organisator gebruik wil maken van deze app moet de gebruiker van de app zijn opgesteld als 'facultatief jurylid'. Hoe je dit kunt instellen lees je in de handleiding Juryopstelling maken bij 'Facultatief Juryleden (klik hier).

Hoe werkt het?

Hieronder leggen we je de werking van de app uit. Onderaan dit artikel staat een samenvatting om te downloaden.

Jouw evenementenoverzicht

Na het inloggen zie je een overzicht van de evenementen waar jij als jurylid bij staat opgesteld. 

Wedstrijdenoverzicht

Door in jouw evenementenoverzicht te klikken op de naam van een wedstrijd kun je de deelnemers van de betreffende wedstrijd beheren.

Wanneer je een wedstrijd bekijkt kun je op de overzichtspagina zien staan (in een deelnemersoverzicht): 

  • hoeveel deelnemers er ingeschreven staan
  • hoeveel er reeds gescand zijn
  • hoeveel plekken er eventueel nog beschikbaar zijn voor bijschrijvers. 

Wanneer je op deze wedstrijdpagina staat kun je ook starten met het scannen van renners of het handmatig toevoegen van renners

KNWU-handleiding-checkin-screen3-wedstrijden-v2.png

Scannen QR-code en gegevens controleren

Je staat op de pagina met wedstrijdoverzicht en kunt starten met scannen van deelnemers. Wanneer je start met scannen verschijnt het beeld van de camera in het scherm.

Hou een QR-code voor deze camera en dan vindt het scannen plaats en kom je automatisch op het scherm van de gescande persoon.

Je kunt een QR-code meer dan één keer scannen als dat nodig is. Bijvoorbeeld omdat je na het scannen iemand per ongeluk weer weg klikt óf omdat je een mutatie wil doorvoeren.

Delete

Ter info

De QR-code van de licentiepas is te vinden op de achterzijde van de fysieke en digitale licentiepas. De digitale licentiepas kan de deelnemer laten zien door in te loggen op MijnKNWU, te gaan via 'Mijn account' naar 'Licenties' en te klikken achter de aanvraag van dat kalenderjaar op 'download' (mits licentiestatus 'goedgekeurd').

De QR-code is ook te vinden op je Profielkaart.

Heeft iemand nog geen MijnKNWU account dan kan deze zich registreren. Klik hier voor de link om te registreren.

Foutmelding

Bij de foutmelding 'Geen deelname' kan het volgende aan de hand zijn:

  1. Iemand zich niet ingeschreven en staat bij het evenement de inschrijving voor bijschrijven niet meer open. De organisator of de consul kan deze termijn indien nodig nog aanpassen (mits bijschrijven is toegestaan). 
  2. Iemand beschikt niet over de juiste licentie.

Profiel deelnemer

Gaat het scannen zonder foutmelding, dan krijg je gelijk de individuele deelnemer in beeld en de bijbehorende informatie over de inschrijving. Je ziet, Club/team, Licentie, Wedstrijd, Nummer, Chip en Te betalen in beeld staan. 

Controle licentiegegevens

Bekijken 'Club/teams' en 'Licentie

Onderdeel wedstrijd 

Bij 'Wedstrijd' kun je aangeven aan welk onderdeel deze deelnemer meedoet.

Rugnummer toevoegen/aanpassen

Dat kun je doen bij 'Nummer'.

Chips (transponder) koppelen

Bij 'Chip; kun je de huidige chip inzien en huur- en leenchips koppelen.

Delete

Nieuwe chips registreren kan alleen via MijnKNWU en niet via de app. Zie de uitleg bij Toevoegen chip (transponder) in MijnKNWU‍.

Te betalen

Hier kun je aflezen of er is betaald. Dat wordt ook duidelijk na bevestiging deelname (lees verder).

Deelname bevestigen

Als alles klopt, kun je deelname bevestigen.

Betaling vereist?

Wanneer je deelname hebt bevestigd kom je in een oranje of groen scherm terecht waar je kunt aflezen of de persoon die zich meldt een nog openstaande betaalverplichting heeft voor deze wedstrijd.

  • Indien het scherm groen is, dan is er geen betaling vereist. Dit is dan reeds voldaan (via de betaalmodule in MijnKNWU als dat zo is ingesteld door de organisator) of is niet van toepassing.

  • Bij een oranje scherm staat de hoogte van het nog door de deelnemer te betalen bedrag weergegeven. Deze betaling dient ter plekke te worden voldaan aan de organisatie. De inschrijfgelden blijven bij de organisatie. Het deel van de dag-lidmaatschappen en dag-licenties wordt na afloop automatisch gefactureerd aan de organisator. 


Aanpassing of annulering inschrijving

Op de wedstrijdpagina kun je alle individuele deelnemers van de wedstrijden raadplegen in een lijst. Door te klikken op de naam van een deelnemer kun je alsnog correcties doorvoeren. Het is ook na het scannen nog mogelijk om via deze route nog:

  • inschrijving te annuleren
  • aanpassingen in de nummers door te voeren

Handmatig toevoegen deelnemers  

Vanuit de wedstrijdpagina kun je ook renners handmatig opzoeken met behulp van KNWU ID of UCI ID. Vervolgens kun je de renner toevoegen aan de deelnemerslijst, mits er nog voldoende beschikbare plekken zijn. Denk ook aan het toewijzen van een rugnummer, of er een chipnummer gekoppeld is (of nog moet worden gekoppeld) en bevestig de deelname. Hou in de gaten of er nog betaald moet worden.  

Samenvatting

Open het document hieronder voor een samenvatting van de uitleg op één pagina met afbeeldingen: