Deelnemerbeheer

Laatste update: October 4th, 2023

Op deze pagina vind je informatie over het deelnemerbeheer van wedstrijden.

Deelnemerbeheer in MijnKNWU

  • Log in op MijnKNWU
  • Klik op het item kalender in de donkerblauwe balk
  • Klik op ‘Mijn evenementen'
  • Klik op de naam van het evenement
  • Klik op de tab 'Wedstrijden'
  • Klik op de categorie en de tab 'Deelnemers'

Onder de knop 'Acties' rechtsboven vind je de volgende opties:

  • deelnemer toevoegen  
  • deelnemer uitnodigen
  • startnummers toevoegen
  • startnummers verwijderen
  • deelnemers importeren
  • startnummers importeren

Daarnaast heb je de mogelijkheid om acties uit te voeren op individuele of een selectie van deelnemers. Door een of meerdere deelnemers te selecteren activeer je de knop 'Acties op deelnemers' waaronder je de volgende opties vindt:   

  • deelnemer status wijzigen
  • deelnemer goedkeuren
  • verwijder geselecteerde deelnemers
  • verstuur bericht

Deelnemers kunnen op verschillende manieren beheerd worden: betaling ter plekke, of directe betaling.

Deelnemers beheren bij betaling ter plekke

Om je deelnemers ter plekke te laten betalen, stel je onder het tabblad 'Beheer' de optie 'Betaling via MijnKNWU in op 'Nee'. Voor de wedstrijden ingeschreven deelnemers krijgen dan de status 'in behandeling'. Als organisator dien je dan als volgt deze deelnemers de status 'Goedgekeurd' toe te kennen.  

  • Klik in de betreffende wedstrijd op 'Deelnemers'
  • Selecteer een of meerdere deelnemers 
  • Kies via 'Acties op deelnemers' voor 'Deelnemers goedkeuren'. De status verandert dan van 'In behandeling' in 'Goedgekeurd'. Betreffende deelnemers krijgen nu per mail een statusupdate.

Deelnemers afwijzen verloopt volgens dezelfde stappen, alleen kies je dan onder 'Acties op deelnemers' voor 'Deelnemer status wijzigen'.

Delete

Indien er sprake is van een regiowedstrijd dien je zelf controle te doen op de woonplaats van de deelnemer of district van de club. Klik hiervoor op het icoontje achter de naam van de deelnemer.

Via de 'Log' knop rechts in de tabel, kan je informatie inzien over de betaling.  

Deelnemers beheren bij directe betaling

Als organisator kun je er ook voor kiezen de deelnemers meteen bij de inschrijving in MijnKNWU te laten betalen. Stel dan onder 'Beheer' de optie 'Betaling via MijnKNWU' in op 'Ja'. Deelnemers die dan bij inschrijving betalen, krijgen direct de status 'Goedgekeurd' op de deelnemerslijst.

Delete

Afwijking voor BMX

Voor sommige BMX wedstrijden geldt dat de deelnemers niet automatisch de status 'Goedgekeurd' krijgen, omdat de betaling gekoppeld is aan het aanmelden. Mocht een rijder uiteindelijk niet goedgekeurd worden dan wordt het betaalde deelnamegeld conform annuleringsvoorwaarden teruggestort.

Wanneer je deelnemers alsnog afmeldt of annuleert, dien je zelf de financiële afhandeling te verzorgen. Voeg je handmatig deelnemers toe aan de deelnemerslijst, dan vindt er geen betaling plaats en dient dit nog te gebeuren op de wedstrijdlocatie.

N.B. Kies je voor deze optie en wil je er zeker van zijn dat specifieke renners wel de mogelijkheid hebben zich in te schrijven voordat de deelnemerslijst vol zit? Gebruik dan de optie 'Deelnemers uitnodigen' zoals hieronder beschreven.

Importeren van deelnemers

Het is ook mogelijk deelnemers te importeren. Dit kan, mits je bestand voldoet aan een aantal voorwaarden, via de acties knop rechtsboven. Gebruik daarvoor de van onderstaande template (de gele velden zijn niet verplicht, de oranje wel) en het bijgevoegde voorbeeldbestand.

Zie ook Uitleg hoe je kunt importeren‍.


Voorwaarden voor het uploaden van bestanden:

  • Deelnemers hebben een KNWU-ID of UCI-ID (verplicht veld)
  • Maak gebruik van de Excel-template en upload een .xcl bestand
  • Volgorde van bestaande velden mag aangepast worden
  • De oranje velden dienen te blijven staan, de gele mag je verwijderen
  • Het is mogelijk om zoveel als nodig extra regels toe te voegen
Delete

Let op!

De velden KNWU-ID en InternationaleBondsNr (voor UCI ID) dienen te zijn ingesteld als numerieke velden en niet als tekstvelden.

Deelnemers uitnodigen

Je kunt als organisator op de volgende manier specifieke deelnemers uitnodigen voor jouw wedstrijd:

  • Ga hiervoor naar de betreffende categorie en klik op het tabblad 'Deelnemers'
  • Kies via 'Acties' voor de optie 'Deelnemer uitnodigen'
  • Voer de KNWU-ID of UCI-ID van de betreffende persoon in.  
  • Optioneel: vul een datum en tijdstip in waarop de uitnodiging verloopt
  • Klik op 'Opslaan'. De deelnemer ontvangt je uitnodiging per mail en wordt met de status 'Uitgenodigd' toegevoegd aan de deelnemerslijst.  
Delete

Info

Voor de betreffende deelnemer wordt binnen de ingevulde periode een plek gereserveerd op de deelnemerslijst. De uitgenodigde deelnemer dient deze zelf te bevestigen. Pas als de status verandert in 'In behandeling' of 'Goedgekeurd' is de inschrijving definitief.  

Werken met een wachtlijst

Zodra het maximum aantal inschrijvingen voor een wedstrijd is bereikt, kun je werken met een wachtlijst door een extra categorie aan te maken binnen het evenement, en deze open te zetten voor inschrijving. Deelnemers in deze categorie kun je vervolgens uitnodigen zodra er een plek op de deelnemerslijst vrij komt (via deelnemer uitnodigen of toevoegen).  

Rugnummers

Onderstaande uitleg staat ook vermeld bij 'Rugnummers uitgeven' in de handleiding voor op de wedstrijdlocatie.

Per individu

Rugnummers toevoegen voor specifieke deelnemers werkt als volgt:

  • Klik op de drie puntjes voor de naam van de deelnemer in het overzicht
  • Voeg een nummer toe

In grote(re) getalen

Voordat je rugnummers aan meerdere renners tegelijk gaat toevoegen is het handig om eerst de sortering voor de rugnummer volgorde in te stellen. Dit kan op drie manieren:

  1. Op volgorde van inschrijving (automatisch ingesteld)
  2. Op alfabetische volgorde van achternaam. Klik hiervoor bovenin het overzicht op 'Naam'
  3. Op positie in het klassement. Klik bovenin op “Klassement”. Neem indien deze kolom niet in het overzicht aanwezig is contact op met wedstrijden@knwu.nl zodat de kolom kan worden toegevoegd

Rugnummers kunnen ook voor meerdere renners in één keer toegevoegd worden:

  • Selecteer de deelnemers die je een rugnummer wilt toekennen
  • Kies onder 'Acties' 'Startnummers toekennen'
  • Kies het beginnummer (de overige nummers worden nu toegewezen op volgorde van de sortering die je hebt ingesteld in het overzicht)
Delete

Let op!

Als je opnieuw naar de pagina navigeert, staan de deelnemers weer gesorteerd op volgorde van inschrijving. De rugnummers worden echter wel toegewezen op basis van de gekozen sortering.

Chips

Gebruik eigen chip

Indien de renner zelf een chip heeft, staat deze in de tabel bij deelnemerbeheer weergeven. Renners beheren hun chips zelf in hun account op MijnKNWU. 

Gebruik chip van iemand anders

Als een renner wil starten met de chip van een ander, dient hij/zij dit zelf in zijn eigen profiel te registeren en te verwijderen bij de vorige persoon. De organisator en jury kunnen hierbij geen rol spelen. De uitleg over het registreren van de chip staat hier: Toevoegen chip (transponder) in MijnKNWU‍.

Huren chip van organisator/club

Als een deelnemer een chip huurt van de organisator/club is het van belang dat deze al is geactiveerd in MYLAPS en de organisatie/club deze heeft geregistreerd in MijnKNWU bij de organisatie/club. Bij de verhuur wordt de chip toegewezen aan een deelnemer via de deelnemerslijst.

Gehuurde chips dienen vooraf geactiveerd te worden bij MYLAPS.

Registreer deze vervolgens voor de wedstrijd in MijnKNWU bij de organisator/club:

  • Kies in MijnKNWU de naam van de organisator/club waaronder je de chips wilt registreren
  • Klik in het submenu op 'Chips'
  • Leg de transpondernummers vast via 'Chip toevoegen'

De betreffende transponders en chips kunnen worden uitgegeven als huurchips, waarbij de organisator/club eigenaar blijft. Als een renner een chip huurt, moet het chipnummer door de organisator/club aan deze renner worden toegevoegd.  

  • Klik in het tabblad 'Deelnemers' op het blauwe woord bij de deelnemer
  • Zoek de uit te geven chip in de zoekbalk
  • Wijs de gewenste chip toe aan de deelnemer via 'Chip toevoegen'
  • Klik op 'Opslaan'

Startlijsten en exports

Onder 'Deelnemers' heb je de mogelijkheid deelnemers, startlijsten of resultaten te exporteren naar een Excelbestand of PDF:

  • Exporteer deelnemers: alle inschrijfgegevens, uitkomsten van vragenlijsten, betaalgegevens en persoonsgegevens van deelnemers
  • Exporteer startlijst: alle wedstrijd gerelateerde gegevens
  • Exporteer resultaten: uitslagen

Annuleren van evenementen en/of wedstrijden

Vanaf de status 'In behandeling' kan een wedstrijd door de regiocoördinator worden geannuleerd. Na verwerking van de annulering worden de deelnemers daar automatisch van op de hoogte gebracht. Het betreffende evenement blijft daarna nog enige tijd met de status 'Geannuleerd  op de kalender in MijnKNWU zichtbaar.