Deelnemerbeheer

Laatste update: May 3rd, 2022

Op deze pagina vind je informatie over het deelnemerbeheer van wedstrijden

Deelnemerbeheer in MijnKNWU

Het beheren van deelnemers doe je op de wedstrijdpagina, je kiest daar voor het tabblad ‘Deelnemers’. Met de blauwe actieknop kan je deelnemers toevoegen en uitnodigen. Door deelnemers te selecteren, kan je met de blauwe actieknop deelnemers afmelden.

De manier waarop deelnemers beheerd worden, verschilt per situatie. Er zit een onderscheid tussen de situatie waarin gekozen wordt voor betaling ter plekke, of directe betaling.

Deelnemers beheren bij betaling ter plekke

Bij het tabblad algemeen kan je aangeven dat deelnemers ter plekke betalen in plaats van vooraf in MijnKNWU. Onderin de pagina zie je ‘Betaling via MijnKNWU’ staan. Is deze ingesteld op ‘Nee’, dan betalen deelnemers op de wedstrijddag aan de inschrijftafel.

Indien een deelnemer zich inschrijft bij een wedstrijd waar ter plekke betaalt zal worden, komt de deelnemer met de status ‘In behandeling’ op de deelnemerslijst te staan.

De organisator dient de deelnemer te bevestigen, waardoor deze de status ‘Goedgekeurd’ krijgt. Dit doe je op deze manier:

  • Ga naar de betreffende wedstrijd, en klik op het tabblad ‘Deelnemers’.
  • De lijst met deelnemers verschijnt, waarbij de status van de deelnemer te zien is.
  • Vink (in het blauwe vierkantje voor de naam) een deelnemer (of meerdere deelnemers tegelijk) aan, en klik op ‘Acties’.
  • In het menu dat verschijnt kun je kiezen voor de optie ‘… geselecteerde deelnemers bevestigen’. Indien hierop geklikt wordt krijgen de betreffende deelnemers de status ‘Goedgekeurd’.

Uiteraard is het (met goed wegende redenen) ook mogelijk om een deelnemer af te wijzen. Dit verloopt op dezelfde wijze.

Deelnemers ontvangen een e-mail wanneer hun status van ‘In behandeling’ naar ‘Goedgekeurd’ wordt veranderd.

N.B. Indien er sprake is van een regiowedstrijd, zoals een districtskampioenschap, dien je zelf controle te doen op de woonplaats van de deelnemer of district van de club. Klik hiervoor op de naam van de deelnemer of op de naam van de club.

Via de ‘Log’ knop rechts in de tabel, kan je informatie inzien over de betaling. Hier kan je controleren of deelnemers wel of niet betaald hebben, en op welke datum en door wie.

1626096329921-1626096329921.png

Deelnemers beheren bij directe betaling

Bij het tabblad algemeen kan je aangeven dat deelnemers gelijk in MijnKNWU betalen in plaats van later op de wedstrijdlocatie. Onderin de pagina zie je ‘Betaling via MijnKNWU’ staan. Is deze ingesteld op ‘Ja’, dan betalen deelnemers gelijk via MijnKNWU.

Deelnemers die hun deelname direct betalen, worden automatisch als ‘Goedgekeurd’ op de deelnemerslijst gezet. Daarbij hoeven dus de bovenstaande stappen niet doorlopen te worden.

Delete

Afwijking voor BMX

Voor sommige BMX wedstrijden geldt dat de deelnemers niet automatisch op goedgekeurd komen te staan omdat de betaling gekoppeld is aan het aanmelden. Mocht een rijder uiteindelijk niet goedgekeurd worden dan wordt het betaalde deelnamegeld conform annuleringsvoorwaarden teruggestort.

Wanneer je deelnemers alsnog afmeldt of annuleert, dien je zelf de financiële afhandeling te verzorgen naar de deelnemer.

Voeg je handmatig deelnemers toe aan de deelnemerslijst, dan vindt er geen betaling plaats en dient dit nog te gebeuren op de wedstrijdlocatie.

N.B. Kies je voor deze optie en wil je er zeker van zijn dat specifieke renners wel de mogelijkheid hebben zich in te schrijven voordat de deelnemerslijst vol zit? Gebruik dan de optie ‘Deelnemers uitnodigen’ zoals hieronder beschreven.

Via de ‘Log’ knop rechts in de tabel, kan je informatie inzien over de betaling. Hier kan je controleren of deelnemers wel of niet betaald hebben, en op welke datum en door wie.

1626160325678-1626160325678.png

Importeren van deelnemers

Het is ook mogelijk deelnemers te importeren. Dit kan via de actieknop in de grijze balk op wedstrijdniveau. Zie ook Uitleg hoe je kunt importeren‍.

Het is belangrijk dat je bestand aan de juiste regels voldoet, anders lukt niet uploaden van de deelnemers niet. Maak daarom gebruik van onderstaande template, bekijk het voorbeeld zodat je weet hoe het bestand in elkaar moet zitten en lees de voorwaarden hieronder.

De kolomtitels geven aan welke kolommen verplicht zijn om in te vullen en welke niet;
* Geel: Niet verplichte velden
* Oranje: één van de twee per regel is verplicht

De voorwaarden voor deze manier van uploaden:
  • Deelnemers zijn bekend bij de KNWU (met een KNWU-ID) of bij de UCI (met een UCI-ID).
  • Gebruik de Excel template en sla deze ook op als Excel bestand. Het werkt niet als je deze opslaat als .html, .xml, .csv, .docs of een ander format.
  • Je mag de volgorde van de bestaande velden aanpassen.
  • Je mag niet verplichte velden (geel) verwijderen.
  • Je mag zo veel als nodig extra regels toevoegen.
  • Verplichte velden zijn KNWU-ID en voor het UCI ID het veld met nu nog de naam 'InternationaleBondsNr'.

Delete

Let op!

Zorg dat velden zoals KNWU-ID en InternationaleBondsNr (voor UCI ID) zijn als numerieke velden en niet als tekstvelden.


Delete

Juiste clubnaam bij een deelnemers zetten na clubwissel

Heeft iemand ingeschreven nog voordat de licentiewissel is gedaan of goedgekeurd dan staat de naam van de club van de eerdere licentieaanvraag op de deelnemerslijst vermeld.
Men kan dit zelf aanpassen (zie uitleg Licentie wisselen‍). Als organisator kan je dat ook. Ga naar de deelnemerslijst en klik op de licentienaam en kies de andere clubnaam. Als de naam niet in beeld staat is de licentiewissel blijkbaar nog niet afgerond en kan de nieuwe club hier nog niet worden gekozen.

Deelnemers uitnodigen

Je kunt als organisator specifieke deelnemers uitnodigen voor jouw wedstrijd. Dat gaat als volgt:

  • Ga hiervoor naar de betreffende wedstrijd en klik op het tabblad ‘Deelnemers’
  • Wanneer je klikt op de knop ‘Acties’, verschijnt een uitklapmenu
  • Kies voor de optie ‘Deelnemer uitnodigen’
  • Er opent een scherm met een zoekbalk, waarin een KNWU-ID of UCI-ID ingevoerd kan worden van de deelnemer die je graag wilt uitnodigen
  • De naam van de betreffende persoon verschijnt in beeld
  • Wanneer je op de oranje knop ‘Toevoegen’ klikt, wordt de deelnemer automatisch toegevoegd aan de deelnemerslijst, met de status ‘Uitgenodigd’.
  • De betreffende deelnemer ontvangt een uitnodigingsmail voor jouw evenement. 
Delete

Info

Voor de betreffende deelnemer wordt, voor onbepaalde tijd, een plek gereserveerd op de deelnemerslijst.

Deze uitnodigde deelnemer moet zelf de inschrijving bevestigen. Deze inschrijving is pas definitief zodra de status uitgenodigd verandert in ‘In behandeling’ of ‘Goedgekeurd’.

Rugnummers

Onderstaande uitleg staat ook vermeld bij 'Rugnummers uitgeven' in de handleiding voor op de wedstrijdlocatie.

Per individu

Wanneer je voor een specifieke deelnemer, bijvoorbeeld in het geval van een bijschrijver, een rugnummer wilt toevoegen kun je het volgende doen:

  • Klik dan op de drie puntjes voor de naam van een deelnemer in het deelnemersoverzicht
  • Er opent zich een scherm waarin een nummer toegevoegd kan worden

In grote(re) getalen

Rugnummers kunnen ook voor meerdere renners in één keer toegevoegd worden:

  • Selecteer de deelnemers die je van rugnummer wilt voorzien door een vinkje voor hun naam te zetten
  • Klik wederom op de knop ‘acties’
  • Er verschijnt een menu waarin gekozen kan worden voor de optie ‘startnummers toekennen’ en klik hierop.
  • Er opent zich een pop-up melding waarbij je het beginnummer kan kiezen
  • Vervolgens worden de nummers toegewezen op volgorde waarin ze gesorteerd zijn in het deelnemersoverzicht.
  • Het sorteren van deelnemers in het deelnemersoverzicht is op drie manieren mogelijk
    • op volgorde van inschrijving (automatisch ingesteld)
    • op alfabetische volgorde van achternaam
    • op de positie van het klassement. Dit kan je doen door op ‘naam’ te klikken, of op de kolom van het desbetreffende klassement. Staat er geen kolom met klassement, dan moet deze eerst toegevoegd worden aan het klassement. Neem hiervoor contact via wedstrijden@knwu.nl.
  • Wanneer je opnieuw naar de pagina navigeert, staan de deelnemers weer standaard gesorteerd op volgorde van inschrijving.
  • Rugnummertoewijzing gebeurt op basis van de gemaakte sortering. 

Bekijk ook onderstaande instructievideo.

Chips

Gebruik eigen chip

Indien de renner zelf een chip heeft, staat deze in de tabel bij deelnemerbeheer weergeven. Renners beheren hun chips zelf in hun account op MijnKNWU. 

Gebruik chip van iemand anders

Als een renner wil starten met de chip van een ander, dient hij/zij dit zelf in zijn eigen profiel te registeren en te verwijderen bij de vorige persoon. De organisator en jury kunnen hierbij geen rol spelen. De uitleg over het registreren van de chip staat hier: Toevoegen chip (transponder) in MijnKNWU‍.

Huren chip van organisator/club

Als zij een chip huren van de organisator/club is het van belang dat deze al is geactiveerd in MYLAPS en de organisatie/club deze heeft geregistreerd in MijnKNWU bij de organisatie/club. Bij de verhuur wordt de chip dan toegewezen aan een deelnemer via de deelnemerslijst.

Delete

Let op wat vooraf te doen t.b.v. verhuur chips.

1) Zorg dat je als organisator/club de chips die je voor verhuur gebruikt vooraf geactiveerd hebt bij MYLAPS.

2) Registreer als organisator/club vooraf de chips die je hebt aangeschaft in MijnKNWU bij de organisator/club.


Delete

Chips in MijnKNWU registreren bij je organisatie/club

Dat gaat als volgt:

  • Kies in MijnKNWU in het donkerblauwe menu aan de linkerzijde voor de naam organisator/club waaronder je het wil registreren
  • Kies vervolgens in het lichtblauwe submenu voor 'Chips'
  • Vervolgens kun je via 'Chip toevoegen' de transpondernummers vastlegge
  • Na deze registratie kunnen deze chips/transponders ook worden uitgegeven als huurchips en blijft de organisator/club eigenaar.


Handmatig toevoegen huur chip aan renner door organisator/club

Wanneer een renner een chip huurt, moet het chipnummer handmatig toegevoegd worden aan de renner. Dat gaat niet via het eigen account, want dan zou je daar later het nummer weer moeten verwijderen.

  • Ga naar het tabblad ‘Deelnemers’ 
  • Klik in de tabel op het roze woord (leeg) die hoort bij de deelnemer
  • Er opent een pop-up 
  • Zoek via 'Zoeken' de door jou uit te geven chip voor verhuur op die je bij de organisator/club had geregistreerd
  • Vervolgens wijs je de gewenste chip toe aan de deelnemer va 'Chip toevoegen'

 

Startlijsten en exports

Via het tabblad deelnemers kan je met de de blauwe actieknop deelnemers exporteren. Dat kan op drie manieren.

1. Exporteer deelnemers

Hiermee download je een excelbestand met alle inschrijfgegevens, uitkomsten vragenlijsten, betaalgegevens en persoonsgegevens van de deelnemers.

2. Exporteer startlijst

Hiermee download je een excelbestand met alle wedstrijdgerelateerde gegevens, zoals: naam, geslacht, woonplaats, nationaliteit, licentie, club, KNWU-ID, UCI-ID en rugnummer.

3. Print startlijst

Hiermee download je een pdf bestand met alle wedstrijdgerelateerde gegevens, zoals: naam, geslacht, woonplaats, licentie, club, KNWU-ID, UCI-ID en rugnummer.

Annuleren van evenementen en/of wedstrijden

Een wedstrijd (en/of evenement) kan worden geannuleerd vanaf de status ‘Goedgekeurd’ door het Uniebureau of de consul van jouw regio.

Delete

Annuleringen dienen gemeld te worden via wedstrijden@knwu.nl of bij de consul (klik hier voor de pagina met een contactformulier), waarna de annulering wordt doorgevoerd.

Na verwerking van de annulering in MijnKNWU worden deelnemers automatisch op de hoogte gebracht van de annulering met een standaard bericht van annulering. Na annulering blijft het evenement of de wedstrijd met de status 'geannuleerd' zichtbaar op de kalender in MijnKNWU.

Zie verder de uitleg bij de handleiding Evenementenbeheer over annuleringsvoorwaarden en teruggave onder Annuleren van evenementen en/of wedstrijden.

Delete

Info voor jury

Er zijn veel overeenkomsten in de handleiding Deelnemerbeheer en Op de wedstrijdlocatie (MyLaps)

Lees als jury vooral ook de uitleg bij Op de wedstrijdlocatie (MyLaps)‍. Voor het gemak staat de uitleg daar ook uitgeschreven  (Rugnummers uitgeven, Bijschrijvers, Chips, Startlijsten en exports).

Vragen?

Heb je vragen over evenementenbeheer of deelnemerbeheer neem dan contact op met de consul.

Delete

Ga dan naar deze pagina waar je ook kunt zien wie de consul is van welk district en maak gebruik van het contactformulier.