Status licentieaanvraag

Laatste update: November 15th, 2023

In dit artikel staat uitleg hoe je kunt aflezen van de stand van zaken van een licentieaanvraag is en wat je vervolgens kunt doen.

Licentiestatussen

Een licentieaanvraag kan de volgende statussen hebben:

  • Concept
  • In behandeling
  • Goedgekeurd
  • Afgewezen
  • Geannuleerd

Concept

Wanneer de betaling voor de licentie niet is verwerkt als ontvangen in MijnKNWU is de status 'concept'. Er is niet betaald óf de betaling is door handmatig overboeking gedaan. Zolang de licentieaanvraag in concept staat, kan er geen nieuwe licentieaanvraag gestart worden voor dezelfde soort licentie.

  • Je kunt alsnog betalen (binnen 14 dagen). 
  • Klik bij “licenties” 
  • Klik achter de aangevraagde licentie op ‘Betaling afronden' 
  • Je komt dan in de betaalmodule Mollie en kunt deze afronden via iDEAL of anders afronden

Conceptaanvragen blijven 14 dagen op 'concept' staan en worden dan automatisch verwijderd uit MijnKNWU. De factuur verdwijnt daarbij ook uit MijnKNWU. Lees meer bij Meest gestelde vragen over facturen‍.


In behandeling

Een licentieaanvraag komt te staan op 'in behandeling', wanneer de betaling is afgerond via de betaalmodule en de goedkeuringen nog niet zijn afgerond.

Er zijn verschillende goedkeuringen die beoordeeld en verwerkt moeten worden in MijnKNWU. 

  1. Goedgekeurd door KNWU
  2. Medische screening
  3. Club wissel 
  4. Niveau wissel

Als bij een van deze twee ‘nee’ staat, betekend dat dat je licentie nog niet goedgekeurd is, en nog in afhandeling van een check is.

Dit kun je zien door :

  1. Klik op je “licentie type”
  2. Je krijg je “licentie details” te zien

Stand van zaken goedkeuringen

Meer informatie over de stand van zaken van de goedkeuringen kun je aflezen door op de naam van de licentie te klikken. Er opent dan een pop-up met aanvullende gegevens en je ziet de schuifjes van de goedkeuringen in beeld.

Een grijs schuifje (met het witte bolletje naar links) is de goedkeuring nog niet gedaan.
Een blauw schuifje (met het witte bolletje naar rechts) is de goedkeuring gedaan (of niet nodig geweest).
Hieronder zie je een voorbeeld van een weergave van deze schuifjes:

 
  • Een grijs schuifje bij ‘Niveauwissel goedgekeurd’ betekent een aanvraag voor licentiewissel wegens niveauwissel binnen het kalenderjaar. De club kan goedkeuring geven. Er kan contact worden opgenomen met de club, maar zo nodig ook met het Uniebureau via service@knwu.nl.

  • Een grijs schuifje bij ‘Clubwissel goedgekeurd’ betekent dat de oude club (of club van de eerdere aanvraag) nog geen goedkeuring heeft gegeven voor de licentiewissel tijdens het jaar. Neem contact op met die club en laat alsnog goedkeuring geven (zie de specifieke uitleg voor die club bij het artikel Licentieadministratie‍‍). Maar gaat het om een aanvraag kaderlicentie 'Motorbegeleider' dan gaat het om de controle door het motorbegeleidingsteam zelf of diegene de door hen vereiste opleiding heeft gedaan.

  • Een grijs schuifje bij 'Goedgekeurd door Uniebureau' wil zeggen dat er nog een beoordeling moet worden gedaan door het Uniebureau. Neem zo nodig contact op via service@knwu.nl
    • Bij wedstrijdlicenties gaat deze goedkeuring vaak automatisch, maar niet voor de licenties Belofte, Elite, Professional en Para-cycling waar nog een handmatige controle wordt gedaan.  
    • Bij kaderlicenties gaat het om de licenties Ploegarts, Bemiddelaar, Jurycoördinator, Jury aspirant, Jury specialist, Classificatiedeskundige, Consul en Motorbegeleider waar nog een handmatige controle nodig is.  
    • Voor de licentie Motorbegeleider betreft het de controle of de aanvraag is gedaan via een aangesloten motorbegeleidersteam en dus lid is via hen (zie Aansluiten als Motorbegeleidingsteam bij de KNWU‍).

  • Een grijs schuifje bij 'Verklaring Omtrent Gedrag' wil zeggen dat er nog een beoordeling moet worden gedaan door het Uniebureau op de VOG. In sommige gevallen (met name voor juryleden) is het verplicht bij het aanvragen van een kaderlicentie om ook een VOG in te sturen, tenzij niet langer dan 3 jaar geleden een VOG Is ingestuurd. Bekijk de uitleg bij Checklist aanvraag kaderlicentie. Neem zo nodig contact met een collega via vcp@knwu.nl.

  • Een grijs schuifje bij 'Goedgekeurd door arts' wil zeggen dat er nog een beoordeling moet worden gedaan door een arts. Afhankelijk van het antwoord op de medische screening tijdens de licentieaanvraag is de beoordeling wel of niet nodig. De gegevens van de aanvraag zijn afgeschermd voor medewerker van het Uniebureau. Aanvullende informatie staat bij Medische keuring in het artikel Verantwoord sporten. Blijft deze goedkeuring uit neem dan contact op via service@knwu.nl.

  • Een grijs schuifje bij 'Goedkeuring buitenlandse club' betreft een aanvraag op naam van een buitenlandse club en verloopt via het Uniebureau na bevestiging van de buitenlandse club. Neem contact op met die club en laat de club een bevestiging sturen via teamregistratie@knwu.nl (zie Licentie via een buitenlandse club aanvragen).

  • Een grijs schuifje bij ‘UCI validatie’ betekent dat er een probleem is met de validatie. De gegevens van de licentieaanvraag worden vergeleken met die bij de UCI. Staat deze goedkeuring nog niet op akkoord dan is dat niet gelukt. Het kan voorkomen dat de licentieaanvraag om deze reden van 'goedgekeurd' weer gelijk terug naar 'in behandeling' gaat. Controleer dan of het aan de UCI validatie ligt. Kom je deze situatie tegen, neem dan contact op via service@knwu.nl.

Goedgekeurd

Zodra alle goedkeuringen voor de licentieaanvraag zijn afgerond komt de status van de aanvraag op 'Goedgekeurd' te staan.

Als licentiehouder kun je dan over een digitale licentiepas beschikken door achter de aanvraag in MijnkNWU bij 'Licenties' te klikken op 'download'. Deze kun je printen of laten zien op een mobiele telefoon. 

Een fysieke pas volgt dan via de passenproducent. Per 2023 wordt de fysieke licentiepas na de aanvraag niet meer verstuurd voor startlicenties. Lees de complete uitleg bij Licentiepas en duplicaatpassen (persoonlijk of via team)‍.

Afgewezen

Een licentieaanvraag staat op de status afgewezen wanneer de club of de KNWU de licentieaanvraag heeft afgewezen (met invulling van reden in MijnKNWU). Bijvoorbeeld omdat er een verkeerde licentie was aangevraagd nog voor afronding goedkeuring.

Er wordt bij afwijzing automatisch een creditnota aangemaakt welke zichtbaar is in het persoonlijke MijnKNWU account van de aanvrager bij 'Facturen'. Het geld zal worden teruggestort op de rekening. Vragen mogen gestuurd worden via financien@knwu.nl.

Geannuleerd

Een licentie heeft de status geannuleerd als de licentieaanvraag of al goedgekeurde licentie geannuleerd is door het lid, de club of het Uniebureau. Het gaat dan meestal om een verkeerd aangevraagde licentie.

  • Wanneer de licentie tijdens de status 'in behandeling' wordt geannuleerd, wordt er automatisch een creditnota aangemaakt en is voor de aanvrager zichtbaar in het persoonlijke account bij 'Facturen'. Het geld van de licentie wordt vervolgens teruggestort op de rekening.

  • Wanneer de licentieaanvraag reeds goedgekeurd is kan binnen 14 dagen (bedenktijd) na afronding van de goedkeuring nog kosteloos worden geannuleerd. Creditering gaat dan niet automatisch en moet handmatig worden gedaan. Er kan een verzoek worden gestuurd aan financien@knwu.nl onder vermelding van de reden, naam, KNWU ID nummer en factuurnummer. Er volgt dan ook een creditnota en het geld wordt teruggestort op de rekening van de aanvrager.

  • Buiten de 14 dagen na goedkeuring wordt in principe geen creditering gedaan, tenzij er sprake is van bijzondere omstandigheden. 

Het kan ook zijn dat er een licentiewissel is geweest. Na afronding van de goedkeuringen voor licentiewissel komt de oude aanvraag te staan op 'geannuleerd' en komt de nieuwe aanvraag op 'goedgekeurd' te staan.

Vragen over facturen, crediteren en terugstorten bedrag mogen gestuurd worden via financien@knwu.nl.

Uitleg voor clubs

Bij de handleiding Licentieadministratie‍ voor clubs staat uitleg over de het handmatig of automatisch goedkeuren van licentieaanvragen. En specifieke informatie over het goedkeuringen van licentiewissels tijdens het kalenderjaar.