Juryopstelling maken (voor jurycoördinatoren en consuls)

Laatste update: April 11th, 2022

Juryopstelling maken

De jurycoördinatoren en consuls hebben rechten om juryopstelling te maken. Facultatieve juryleden kunnen niet alleen door de jurycoördinator en consul opgesteld worden, maar ook door de organisator.

Stap 1: Navigeren naar de juryopstelling

Voor het maken van de juryopstelling bij een evenement moet je het evenement eerst openen in de MijnKNWU omgeving.

  • Ga hiervoor in het linkermenu naar de kalender
  • Kies het betreffende evenement
  • Je kunt zoeken met het loepje rechtsboven, of scrollen door de evenementen naar het betreffende evenement
  • Er opent zich een nieuw scherm, waarin nieuwe kopjes weergegeven staan
  • Klik op het kopje ‘jury samenstelling’
  • Je komt in de omgeving om de jurysamenstelling te maken

Stap 2: Rollen binnen de juryopstelling

Rollen die benodigd zijn binnen de jury worden geladen vanuit het sjabloon dat gekozen wordt voor het evenement. Zie de uitleg in het artikel Evenementenbeheer. Wanneer je dus de jurysamenstelling gaat maken zullen er altijd al rollen weergegeven worden. Binnen de rollen zijn er 3 verschillende ‘soorten’ rollen mogelijk die worden weergegeven in verschillende kleuren:

Blauw = UCI juryleden
Oranje KNWU juryleden met een KNWU jury licentie
Grijs Facultatieve juryleden zijn juryleden die geen KNWU jury licentie hebben, maar wel lid zijn van de organisator van het evenement

Delete

UCI juryleden

Om een UCI jurylid weer te geven bij de juryopstelling kun je met de UCI Event Code een koppeling maken naar het evenement. Lees de uitleg bij Juryopstelling & UCI juryleden‍. Je hoeft niet eerst een juryrol aan te maken.

Meer juryrollen toevoegen aan de weergeven lijst?

  • Klik op de knop ‘toevoegen’
  • Er opent zich een scherm waarin gekozen kan worden uit verschillende juryrollen
  • Kies de gewenste juryrol uit
  • Klik op ‘opslaan’ om de rol toe toevoegen aan de lijst
Delete

Facultatief juryleden

Facultatieve juryleden kunnen niet alleen door de jurycoördinator en consul opgesteld worden, maar ook door de organisator.
Het toevoegen gaat op dezelfde wijze als voor de andere juryleden.
De personen die je daarvoor opstelt moeten wél lid zijn van de organisator van het evenement

Stap 3a: Personen toewijzen aan juryrollen

Op ieder gewenst moment kun je een persoon toewijzen aan een, in de lijst opgenomen, juryrol. Dat gaat als volgt:

  • Klik hiervoor op de blauwe knop met het potloodje en ‘wijzigen’ onder de kolom personen
  • Er opent zich een scherm waar gekozen kan worden uit de personen voor juryrollen.

    Standaard staan deze personen gesorteerd op reisafstand. Berekening van reisafstand gebeurt d.m.v. de snelste route via Google Maps.
    Je kunt ook juryleden selecteren door enkele letters van hun naam in te typen.

Achter de naam van de persoon lees je af of deze heeft aangegeven op bepaalde dagen niet beschikbaar te zijn.
Je ziet weergegeven wanneer een jurylid niet beschikbaar is op opeenvolgende dagen.
Er kan ook staan dat het jurylid reeds voor meer dan het gewenste maximum aantal dagen is ingezet in het huidige kalenderjaar
De uitleg hoe juryleden beschikbaarheid en voorkeuren kunnen instellen staat in deze handleiding: Beschikbaarheid & Overzicht jureringen.

  • Wanneer je het juiste jurylid hebt gevonden, klik je rechts onderin op ‘opslaan’
  • Vervolgens wordt de naam van het zojuist gekozen jurylid achter de gekozen juryrol weergegeven in het overzicht. In dit overzicht worden tevens automatisch de woonplaats van het gekozen jurylid, en de reisafstand tot aan het evenement weergegeven. 
Delete

Let op!

Ondanks vermelding van verhindering, maximum aantal dagen beschikbaar en niet beschikbaar voor opeenvolgende dagen is het wel mogelijk om het desbetreffende jurylid alsnog uit te nodigen. Maar de kans van het accepteren door het jurylid zal dan  (waarschijnlijk) klein zijn.

Stap 3b: Beheren aantal wedstrijd waarvoor je een jurylid opstelt binnen een evenement

In het overzicht van de juryopstelling staat in de kolom 'opgesteld voor' achter ieder jurylid weergegeven hoeveel wedstrijden binnen het betreffende evenement het jurylid is opgesteld. Bij het toevoegen van een jurylid zoals in de handleiding hierboven gedaan, wordt het jurylid in eerste instantie automatisch opgesteld voor alle wedstrijden binnen het evenement. 

Een voor een evenement opgesteld jurylid verwijderen uit de opstelling bij een wedstrijd

Het is mogelijk om een jurylid maar voor een gedeelte van het totale aantal wedstrijden binnen een evenement op te stellen. Daarvoor kun je het jurylid bij een wedstrijd binnen het evenement verwijderen bij de opstelling. Dat gaat als volgt:

  • Klik dan binnen het evenement op de betreffende wedstrijd
  • Ook hier opent zich een scherm waar gekozen kan worden uit het kopje ‘jury opstelling’
  • Klik hierop en Een overzicht van de jurysamenstelling voor deze wedstrijd opent zich
  • Zoek het jurylid in het overzicht op
  • Klik achter zijn/haar naam op ‘verwijderen
  • Het jurylid wordt nu verwijderd uit de opstelling voor deze wedstrijd, maar blijft staan voor alle andere wedstrijden binnen dit evenement

Keer je terug naar het evenement, en daarbij naar het kopje juryopstelling, dan zul je zien dat het aantal wedstrijden waarvoor het jurylid is opgesteld in de kolom ‘opgesteld voor’ één verminderd is.

Stap 4: De (werk)status van de juryopstelling

Wanneer je juryrollen en personen toevoegt aan de juryopstelling zal dit niet gelijk voor iedereen zichtbaar zijn. Lees hieronder over de verschillende statussen (concept, uitgenodigd, goedgekeurd en afgewezen), zichtbaarheid opstelling en hoe je kunt uitnodigen.

Status concept

Je start in de bewerkingsmodus en met de status 'concept'.

  • De betreffende juryrol en gekoppelde persoon zijn alleen zichtbaar voor de jurycoördinator en/of consul. In het overzicht achter de juryrol kun je de persoon zien die aan deze juryrol gekoppeld is en wordt er een status weergeven
  • De betreffende persoon heeft nog geen bericht gehad, en kan ook niks zien in zijn/haar MijnKNWU account
  • Alle wijzigingen die gedaan worden zijn ook niet zichtbaar voor anderen

Uitnodiging versturen

Heb je genoeg gepuzzeld dan kun je een uitnodigingsmail versturen aan de betreffende personen t.b.v. de opstelling:

  • Klik rechts onderin op de oranje knop ‘indienen’ 
  • Alle personen die de status ‘concept’ hebben, zullen nu een uitnodigingsmail ontvangen
  • Alle personen die reeds op 'uitgenodigd', 'goedgekeurd' of 'afgewezen' staan zullen niet opnieuw een mail ontvangen
Delete

Pas na het versturen van de uitnodiging  zullen personen die gekoppeld zijn aan een juryrol met status worden weergegeven.

Status uitgenodigd

De betreffende persoon heeft een uitnodigingsmail gehad voor dit evenement. Deze persoon kan de uitnodiging nu accepteren dan wel afwijzen.
De uitleg over hoe de betreffende personen de uitnodiging kunnen bevestigen of afwijzen staat hier: Jurysamenstelling raadplegen & bevestigen  ‍ 

Vanaf deze status is de juryopstelling ook zichtbaar voor de organisator. Hiervoor hoeft de organisator geen mail te hebben ontvangen, maar kan worden ingelogd en bij het evenement gekeken worden onder het tabblad 'Jury samenstelling'.

Status goedgekeurd

Je hebt de betreffende persoon eerder uitgenodigd en deze persoon heeft de uitnodiging geaccepteerd. Vanaf nu is de status van deze persoon veranderd in ‘goedgekeurd’.

Status afgewezen

Je hebt de betreffende persoon eerder uitgenodigd en deze persoon heeft de uitnodiging niet geaccepteerd. Vanaf nu is de status van deze persoon veranderd in ‘afgewezen’.

Bevestigen of afwijzen uitnodiging door uitgenodigde juryleden

De uitleg over hoe de betreffende personen de uitnodiging kunnen bevestigen of afwijzen staat hier: Jurysamenstelling raadplegen & bevestigen  ‍ 

Uitnodigen van nieuw toegewezen juryleden

Idem als hierboven is beschreven:

  • Klik rechts onderin op de oranje knop ‘indienen’ 
  • Alle personen die de status ‘concept’ hebben, zullen nu een uitnodigingsmail ontvangen
  • Alle personen die reeds op 'uitgenodigd', 'goedgekeurd' of 'afgewezen' staan zullen niet opnieuw een mail ontvangen

Verwijderen uit de juryopstelling bij een wedstrijd van een bij een evenement opgesteld jurylid 

In het overzicht van de juryopstelling staat in de kolom 'opgesteld voor' achter ieder jurylid weergegeven hoeveel wedstrijden binnen het betreffende evenement het jurylid is opgesteld. Bij het toevoegen van een jurylid zoals in de handleiding hierboven gedaan, wordt het jurylid in eerste instantie automatisch opgesteld voor alle wedstrijden binnen het evenement. 

Het is mogelijk om een jurylid maar voor een gedeelte van het totale aantal wedstrijden binnen een evenement op te stellen. Daarvoor kun je het jurylid bij een wedstrijd binnen het evenement verwijderen bij de opstelling. Dat gaat als volgt:

  • Klik dan binnen het evenement op de betreffende wedstrijd
  • Ook hier opent zich een scherm waar gekozen kan worden uit het kopje ‘jury opstelling’
  • Klik hierop en een overzicht van de jurysamenstelling voor deze wedstrijd opent zich
  • Zoek het jurylid in het overzicht op
  • Klik achter zijn/haar naam op ‘verwijderen
  • Het jurylid wordt nu verwijderd uit de opstelling voor deze wedstrijd, maar blijft staan voor alle andere wedstrijden binnen dit evenement

Keer je terug naar het evenement, en daarbij naar het kopje juryopstelling, dan zul je zien dat het aantal wedstrijden waarvoor het jurylid is opgesteld in de kolom ‘opgesteld voor’ één verminderd is.

Stap 5: De juryopstelling versturen

Juryopstelling compleet?

Wanneer bij alle uitgenodigde personen geen status 'concept' voorkomt en alle statussen staan op ‘goedgekeurd’, afgewezen’ en/of ‘uitgenodigd’ is je juryopstelling compleet en zal de knop ‘indienen’ veranderen naar ‘versturen’.

Juryopstelling versturen

Ben je tevreden dan kun je de juryopstelling als volgt versturen: 

  • Klik dan op de knop ‘versturen’
  • Er opent zich een scherm waarin exact wordt weergegeven wat er gedaan zal worden indien je inderdaad op versturen klikt. Er wordt een mail verzonden naar alle weergegeven personen, met de juiste informatie over het evenement. 
  • Klik opnieuw op ‘versturen’ als je de weergegeven actie wilt laten uitvoeren.