Aan de inschrijftafel (Check-In App)

Laatste update: November 25th, 2021

Aan de inschrijftafel kun je bij voorkeur gebruik maken van de Check-In App voor deelnemerregistratie. Maar ook op de laptop via MijnKNWU. Bij geen internet moet worden uitgeweken naar een printversie.

Vanaf 2021 is er de mogelijkheid voor organisatoren en juryleden om op locatie de KNWU Check-In app te gebruiken voor de deelnemerregistratie. 

Verantwoordelijkheid jury en organisator

De jury van de wedstrijd is eindverantwoordelijk voor het proces aan de inschrijftafel. Het uitbesteden van deze taken aan de organisator is uiteraard ook mogelijk en vormt geen belemmering. 

Het is de taak van de organisator om een internetverbinding proberen te faciliteren (indien mogelijk) en dient hij apparatuur beschikbaar te hebben voor de inschrijftafel om deelnemers te kunnen scannen middels de Check-In App. Het is ook mogelijk dat organisator hierover afspraken maakt met het jurylid en dat eigen apparatuur wordt gebruikt.

Check-In App

Deze app is beschikbaar voor tablet en smartphone (iOS en Android). Een internetverbinding is noodzakelijk voor het gebruik van de app.

Delete

Let op!

Voor gebruik van de Check-In App dient de gebruiker wel als jury opgesteld (en goedgekeurd) te zijn voor de betreffende wedstrijd.

Als je als organisator gebruik wil maken van deze app moet de gebruiker van de app zijn opgesteld als 'facultatief jurylid'. Hoe je dit kunt instellen lees je in de handleiding Juryopstelling maken bij 'Facultatief Juryleden (klik hier).

In de Check-In app dien je de juiste wedstrijd te selecteren en vervolgens kun je deelnemers toevoegen/controleren door de QR-code te scannen van de deelnemers. Deze QR-code staat op de achterzijde van hun licentiepas of in hun persoonlijke MijnKNWU account op de Profielkaart.

Deelnemers hebben zelf de Check-In app niet nodig. 

Handleiding Check-In app

Een handleiding (met ook een verkorte versie) kun je hier vinden: Check-in App handleiding‍.

Geen Check-In app (verwerking via MijnKNWU)

Als je geen Check-In App gebruikt bij de wedstrijd is het ook mogelijk om MijnKNWU te gebruiken. Je dient dan MijnKNWU te openen op de laptop en handig is om dan verschillende tabbladen per wedstrijd te openen. Je kan dan deelnemers controleren, aanwezig melden en rugnummers toewijzen via MijnKNWU. Eventueel kan hiervoor een USB-handscanner gebruikt worden die QR-codes kan lezen om dit proces te versnellen. Bijvoorbeeld de DTRONIC M4. Lees dan de uitleg bij Op de wedstrijdlocatie (MyLaps)‍.

Voorinschrijvingen verwerken via Check-In App  

De kans is groot dat voorinschrijvers reeds hebben betaald bij inschrijving via MijnKNWU (dit is een keuze geweest van de organisator). Na het scannen zijn bij deze deelnemers niet veel administratieve handelingen meer nodig. Enkel een goede controle van de gegevens en eventuele aanvulling is gewenst.

Bijschrijvers verwerken via Check-In App

Bij bijschrijvers dient er iets meer administratie gedaan te worden. De kans is groot dat deze nog moeten betalen en vaak moet het toewijzen van een rug- en chipnummer ook nog worden uitgevoerd. Het toevoegen van bijschrijvers is alleen mogelijk indien er nog genoeg beschikbare plekken in de wedstrijd zijn.

Probleemgevallen aparte rij en verwerken via MijnKNWU op laptop

Het is te adviseren om aan de inschrijftafel één of twee rijen te vormen voor de snelle verwerking. Advies is om daarnaast ook iemand beschikbaar te houden voor probleemgevallen. Deze kunnen doorverwezen worden naar de persoon achter de laptop (via MijnKNWU). De rij voor de Check-In app kan dan snel doorlopen. De persoon achter de laptop kan in MijnKNWU de deelnemerslijst er even bijpakken en alle details even doornemen en bepalen wat er aan de hand is en eventueel alsnog toevoegen of deelneming afwijzen.

Huurchips beheren en toewijzen

De persoon achter de laptop kan in MijnKNWU naast de probleemgevallen bijvoorbeeld ook de huurchips beheren en toewijzen. Het koppelen gaat wel via de Check-In App (klik hier voor de handleiding). Nieuwe chips registreren kan alleen via MijnKNWU en niet via de app. Lees de uitleg over chips in de handleiding 'Op de wedstrijdlocatie (MyLaps), klik dan hier.

Geen internet bij de inschrijftafel (of jurybus)

Lees de uitleg over weinig tot geen internet en hotspots die staat geschreven in de handleiding 'Op de wedstrijdlocatie', klik dan hier.
En zie Voorbereidingen jury (thuis en ter plekke op de wedstrijdlocatie)‍