The basics voor organisatoren

Laatste update: December 31st, 2021

Droom je ook van een koers door je eigen straat? Wil je ook dat jouw favoriete singletrack gereden wordt in een wedstrijd? Dan helpen wij je graag om dat werkelijkheid te laten worden. We helpen je op weg met een simpel stappenplan om een koers te kunnen organiseren en laten je zien wat de KNWU voor je doet als je besluit een officiële wedstrijd te organiseren.

Waarom organiseren via de KNWU?

Je maakt onderdeel uit van de KNWU wedstrijdkalender
Dat je wedstrijd op de kalender van de KNWU staat is voor veel vergunningsverstrekkers een absolute must. De KNWU is als organisatie onder meer aangesloten bij het NOC*NSF, de UCI, de UEC en de Dopingautoriteit. Vanuit al die partijen worden voorschriften en reglementen opgesteld waar wedstrijdorganisatoren aan moet voldoen. Vrijwilligers en professionals binnen de KNWU dragen er zorg voor dat jouw wedstrijd ook aan deze eisen voldoet en die garantie is voor gemeenten en andere overheden een basis waarop zij vergunning verstrekken.

We leveren opgeleide juryleden
Bij elke wedstrijd is een KNWU-jurycorps aanwezig. Zij zorgen ervoor dat er op tijd gestart wordt, de wedstrijd in goede banen wordt geleid en de uitslag opgemaakt wordt. Ook zijn er microfonisten die net dat extra beetje sfeer rondom de wedstrijd brengen. Alle KNWU- juryleden zijn opgeleid en daardoor op de hoogte van de geldende regels en de beste oplossingen voor problemen die zich kunnen voordoen.

We leveren apparatuur
Het opmaken van een correcte uitslag kan best lastig zijn. Daarom werkt de KNWU met chipmetingen, waardoor er sneller een uitslag beschikbaar is. Bij het organiseren van een wedstrijd kan je ook gebruikmaken van deze apparatuur.

Een vergunning aanvragen

De gemeente(n) waarin je de wedstrijd organiseert moet(en) een vergunning afgeven voordat je een evenement kan organiseren. Zonder vergunning geen wedstrijd. Het verkrijgen van een vergunning hangt van veel factoren af en hoe beter je voorbereid bent hoe groter de kans dat de vergunning wordt afgegeven.

Hieronder vind je de belangrijkste zaken die voor een vergunning geregeld moeten zijn.

Voor wie ga je een wedstrijd organiseren?

Er zijn veel categorieën waar je een wedstrijd voor kunt organiseren op verschillende niveaus. Elke categorie heeft zo zijn eigen regels waar aan moet worden voldaan;

  • een jeugdwedstrijd mag niet langer zijn dan X kilometer,
  • een nieuwelingen wedstrijd kan niet georganiseerd worden op een dag dat er in de buurt al een andere wedstrijd verreden wordt,
  • wedstrijden met een internationaal deelnemersveld hebben voorrang op "kleinere" wedstrijden
  • en niet in de laatste plaats brengt het organiseren van een wedstrijd op een hoger niveau meer kosten met zich mee.

Stippel een parcours uit

Voor verschillende soorten wedstrijden zijn er in verband met de veiligheid ook verschillende parcourseisen. De consul van het district kan je hiermee helpen en keurt het parcours uiteindelijk ook definitief.

Prik een datum

Ook hierbij is het voor zowel jezelf als voor het district belangrijk dat dit in overleg gebeurt. Organiseer je je wedstrijd namelijk op een dag dat er al veel andere wedstrijden zijn, dan heb je niet alleen weinig kans op een mooi deelnemersveld maar kan de aanvraag in zijn geheel worden afgewezen.

De consuls van alle districten hebben continue overleg met elkaar om een goed verdeelde wedstrijdkalender te waarborgen. Vraag advies bij jouw consul over je plannen zodat er samen gekeken kan worden naar een geschikt moment en geschikte categorieën.

Het draaiboek

Hoeveel hekken heb je nodig? Wie zit er achter de inschrijftafel? Waar zijn de EHBO posten en welke straten zijn afgezet? Een goed draaiboek helpt je niet alleen de wedstrijddag goed te laten verlopen maar het is veel meer dan dat. Zonder draaiboek met een calamiteiten- en verkeersplan zal de politie en in veel gevallen het GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) geen advies uitbrengen aan de gemeente en zonder een dergelijk advies zal de gemeente geen vergunning verstrekken.

Begin op tijd met het opstellen van een draaiboek, want ook bij het aanvragen van een vergunning is het handig om alvast iets op papier te kunnen laten zien.

Meld je wedstrijd aan

Via MijnKNWU meld je makkelijk je wedstrijd aan. Hiermee wordt deze opgenomen in de kalender op de website. Na aanmelding wordt je verder door ons per e-mail en via MijnKNWU op de hoogte gehouden van de vorderingen.

Wat kost het?

  • Aansluitgeld
    Als organisator moet je aangesloten zijn bij de KNWU. De kosten hiervoor zijn hier te vinden. Voor nieuwe organisatoren bestaat er een instaptarief voor de eerste twee jaar.
  • Wedstrijdafdracht
    Per evenement betaal je een wedstrijdafdracht. De hoogte van dit bedrag wordt bepaald door het niveau waarop je de wedstrijd organiseert. De Amstel Gold Race betaalt als World-Cup wedstrijd meer dan een gewone nationale wedstrijd die jij nu waarschijnlijk gaat organiseren. Als je jouw wedstrijd op de kalender hebt staan betaal je één wedstrijdafdracht (van de categorie met het hoogste niveau) en vervolgens maakt het niet uit hoeveel verschillende categorieën jij die dag laat rijden. De afdrachten voor wedstrijden zijn hier te vinden in onze tarievenlijst‍ 
  • Juryvergoeding
    De consul van jouw district of de landelijk jurycoordinator stelt een juryteam op met daarin de diverse functionarissen (o.a. voorzitter, computer/uitslagverwerking, fotofinish, aankomstrechter) Deze mensen ontvangen van jou als organisator een juryvergoeding en eventueel reiskosten. Wil je meer lezen over deze juryvergoedingen, deze staan vermeld in de jaarlijkse besluiten‍.
  • Prijzenschema
    Voor prijzenschema's heeft de KNWU een richtlijn opgesteld die je kunt gebruiken voor het bepalen van de hoogte van de prijzen. De diverse prijzenschema's staan ook vermeld in de jaarlijkse besluiten‍.

Rekenvoorbeeld

Je bent een nieuwe organisator en je wilt volgend jaar een criterium organiseren in je district voor nieuweling vrouwen & junior vrouwen . De kosten bedragen dan:

Afdracht Kosten*
Jaarlijks aansluitgeld organisatoren € 213,- (Afdracht organisator met korting voor het 1e jaar)
Wedstrijdafdracht Nationale Wedstrijd € 216,- (Afdracht voor beide categorieën zijn even hoog).
Jury dagvergoeding € 400,- (8 juryleden á € 50,-)
Jury kilometervergoeding Binnen 100km reisafstand geen vergoeding
Prijzenschema € 165,- Nieuwelingen (Schema S)
€ 305,- Junioren (Schema M)
TOTAAL € 1299,-

* Prijzen gebaseerd op tarieven 2022

Inschrijfgeld

Het staat je vrij om de deelnemers inschrijfgeld te laten betalen om de kosten voor het organiseren te dekken. Een richtlijn hiervoor is door de KNWU opgesteld en hier te vinden in de jaarlijkse besluiten‍ .

Zoek sponsoren

Plaatselijke bedrijven zijn vaak goede sponsoren voor een wedstrijd. Vergeet niet dat veel kleine sponsoren samen uiteindelijk ook een groot bedrag kunnen opleveren!